Mitarbeit im Schulsekretariat

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EG 7 TVöD

für das Amt für Schule und Bildung

Wir suchen engagierte Talente!

Das Amt für Schule und Bildung in Düsseldorf bietet Ihnen die spannende Möglichkeit, Teil eines dynamischen Teams in den Sekretariaten unserer über 150 städtischen Schulen zu werden. Egal ob Grundschule, Förderschule, Hauptschule, Realschule, Gymnasium, Gesamtschule oder Berufskolleg – Ihre Expertise wird an vielfältigen Orten gefragt sein!

Warum Sie bei uns arbeiten sollten

Wir legen Wert auf eine flexible und wertschätzende Arbeitsumgebung. Die wöchentliche Arbeitszeit wird standortbezogen jährlich auf der Basis der Schülerzahlen und weiterer Faktoren errechnet und arbeitsvertraglich für das jeweilige aktuelle Schuljahr festgelegt. Diese ist künftig insofern variabel, als bei steigenden Schülerzahlen eine Erhöhung und bei sinkenden Schülerzahlen eine Anpassung der Wochenstunden nach unten erfolgt. Das bedeutet für Sie: Anpassungsfähigkeit ist gefragt, ob in Teilzeit oder Vollzeit – wir finden gemeinsam die passende Lösung!

Im Rahmen dieser Ausschreibungen nehmen wir laufend Bewerbungen entgegen und führen je nach Bewerbungseingang Auswahlverfahren durch.

Ihre Aufgaben

allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Organisationsunterstützung der Schulleitung (Koordination von Terminen und Vorbereitung von Besprechungen)
• Erfassung, Bearbeitung und Auswertung/Bereitstellung von Daten der Schüler*innen
• Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten, Führung des Schulgirokontos, Verwaltung der Schüler*innenfahrkarten
• vielfältige telefonische und persönliche Kontakte mit allen am Schulleben beteiligten Personen.

Unsere Anforderungen

• abgeschlossene Berufsausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren in einem für Sekretariatstätigkeit förderlichen Beruf wie zum Beispiel Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte*r oder Kauffrau/-mann für Büromanagement
• mindestens fünfjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich
• Organisationsgeschick, Selbstständigkeit und Eigeninitiative sowie Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit und hohes Maß an Motivation, Flexibilität und Belastbarkeit
• Fähigkeit, sich immer wieder auf wechselnde Anforderungen einzustellen sowie soziale Kompetenz und Empathie
• diplomatisches Geschick und Durchsetzungsvermögen im Umgang mit allen am Schulleben Beteiligten sowie sicherer Umgang mit MS Office und gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Ihre Benefits

Eltern- & Pflege-Benefits

Eltern- & Pflege-Benefits

Wir unterstützen Ihre Familie: Mit Betriebskitas, Notfallbetreuung direkt am Arbeitsplatz sowie der Erstattung bzw. einem Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten während Fortbildungen (jeweils unter bestimmten Voraussetzungen). Zudem unterstützen wir Sie in schwierigen Lebenssituationen: Unser Pflegebüro steht Ihnen für vertrauensvolle Beratung zur Verfügung.

Entwicklung & Engagement

Entwicklung & Engagement

Wir unterstützen Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung mit einem vielfältigen Personalentwicklungsprogramm. Für Ihr Engagement als Praxisanleiter*in für Nachwuchskräfte oder Lehrende*r können Sie zudem eine monatliche Prämie in Höhe von 125 € brutto erhalten.

Gehaltsvorschuss

Gehaltsvorschuss

Sie ziehen um? Vielleicht sogar in ein Eigenheim? Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie hierfür einen Vorschuss oder ein Darlehen erhalten. Das gilt auch für andere Ausgaben, zum Beispiel für die Erstausstattung eines Babys.

Gesundheit & Wohlbefinden

Gesundheit & Wohlbefinden

Bleiben Sie fit: Unsere Betriebssportgemeinschaft bietet Ihnen vielfältige Sport- und Fitnessangebote sowie Vergünstigungen. Ergänzend stehen Ihnen vergünstigte Massagen (mit Bonus für Mitglieder*innen) sowie moderne Gesundheits-Check-ups wie HRV-Messungen und Biofeedback zur Verfügung.

Telearbeit & mobiles Arbeiten

Telearbeit & mobiles Arbeiten

Wir bieten größtmögliche Flexibilität durch alternierende Telearbeit (bis zu drei Tage pro Woche) und mobiles Arbeiten (bis zu 50 % der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit), sofern Ihre Aufgaben es zulassen.

Vorteile für Mitarbeitende

Vorteile für Mitarbeitende

Profitieren Sie von attraktiven Vergünstigungen bei zahlreichen Anbietern und nutzen das vergünstigte Firmen- bzw. Deutschlandticket für den Nahverkehr.

Was Sie sonst noch wissen sollten

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Wir leben Vielfalt – Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de .

Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Unser Bewerbenden-Center ist für dich da

Bewerbenden-Center

• Telefon: 0211 - 8999900
• E-Mail: personalwirtschaft@duesseldorf.de

Bewerbungsprozess

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Schritt 1: Die Online-Bewerbung

Nutzen Sie unser Online-Formular, um sich einfach und schnell zu bewerben. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf hochzuladen und uns einen Einblick in Ihre bisherigen Erfahrungen, Kenntnisse sowie Ihre persönliche Motivation zu geben. Unmittelbar nach Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie von uns eine Eingangsbestätigung.

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Schritt 2: Die Auswahl

Nach Eingang Ihrer Bewerbung wird diese von uns sorgfältig geprüft. Dabei halten wir uns als öffentliche Arbeitgeberin an die sogenannte Bestenauslese (Art. 33 GG). Das bedeutet: Zunächst identifizieren wir alle Personen, die die formalen Anforderungen erfüllen. Anschließend entscheiden wir, wer in die engere Auswahl kommt und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird. Die Einladung erfolgt in der Regel 1 bis 4 Wochen nach Ablauf der Bewerbungsfrist.

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Schritt 3: Das Vorstellungsgespräch

Das Gespräch findet in der Regel 2 bis 4 Wochen nach der Einladung statt. Dabei möchten wir Sie besser kennenlernen, Ihre Beweggründe für die Bewerbung verstehen und herausfinden, wie gut Sie in das Team sowie zu unserem Werte- und Kompetenzmodell passen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, uns Fragen zu stellen und mehr über unsere Kultur, Werte und Ziele zu erfahren. Je nach Stelle wird das Gespräch durch weitere Elemente, beispielsweise eine Präsentation oder ein Rollenspiel, ergänzt.

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Schritt 4: Ggf. weitere Stufen

Einige Auswahlverfahren können mehrstufig gestaltet sein. In diesen Fällen können beispielsweise zeitnah ein Kompetenztest zur Überprüfung der kognitiven Fähigkeiten, eine virtuelle Kurzvorstellung oder ein Online-Job-Speed-Dating hinzukommen, bei dem Sie und wir uns gegenseitig kennenlernen.

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Schritt 5: Das Ziel

Unser angenehmer und transparenter Bewerbungsprozess ist darauf ausgelegt, neue Talente zu entdecken und für unser Team zu gewinnen. In diesem Sinne freuen wir uns darauf, Sie näher kennenzulernen und gemeinsam herauszufinden, wie wir zusammenwachsen können. Wenn alles passt, erhalten Sie innerhalb einer Woche nach dem Vorstellungsgespräch eine Zusage.

FAQ

Wie kann die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch erfolgen?

Im persönlichen Gespräch soll ein Eindruck von den persönlichen, sozialen und fachlichen Fähigkeiten sowie der Bewerbungsmotivation gewonnen werden. Gleichzeitig bietet das Gespräch die Möglichkeit, die Landeshauptstadt Düsseldorf als Arbeitgeberin und Ausbildungsbetrieb näher kennenzulernen und offene Fragen zu klären.

Eine vorherige Information über die Landeshauptstadt Düsseldorf ist empfehlenswert. Was bedeutet es, für eine Kommunalverwaltung zu arbeiten? Wie ist sie aufgebaut? Was zeichnet die Landeshauptstadt Düsseldorf aus? Warum besteht Interesse an einer Tätigkeit bei der Landeshauptstadt Düsseldorf?

Ebenso sollte sich mit den Inhalten der Ausbildung und den Erwartungen auseinandergesetzt werden. Wie verläuft die Ausbildung? Welche Fächer werden in der Theorie unterrichtet? Welche Bereiche werden in der Praxis kennengelernt? Wo liegen die eigenen Stärken und Schwächen?

Die Anreise sollte frühzeitig geplant werden, um pünktlich vor Ort zu sein. Die Telefonnummer der Ansprechperson sollte notiert werden, um im Notfall jemanden erreichen zu können.

Ein gepflegtes Auftreten und dem Anlass entsprechende Kleidung wirken sich positiv auf das Erscheinungsbild aus. Eine Mütze oder Cap sollte abgesetzt werden.

Abschließend gilt: Nervosität ist völlig normal. Jede Person saß selbst bereits einmal in einem Bewerbungsgespräch auf der anderen Seite und weiß, dass es sich um eine besondere Situation handelt.

Erhalte ich eine Eingangsbestätigung und was soll ich tun, wenn ich keine erhalte?

Nach Eingang der Bewerbung wird in der Regel eine Eingangsbestätigung per E-Mail verschickt. Wenn keine Bestätigung eingeht, sollte zunächst der Spam-Ordner überprüft werden. Ist dort keine E-Mail vorhanden, sollte das Bewerbenden-Büro unter 0211-8999900 kontaktiert werden, damit geprüft werden kann, ob die Bewerbung eingegangen ist oder die Unterlagen erneut eingereicht werden müssen.

Kann ich mich bewerben, auch wenn ich meine Ausbildung/mein Studium noch nicht abgeschlossen habe oder Unterlagen noch fehlen?

Ja, eine Bewerbung ist jederzeit möglich, auch wenn die Ausbildung oder das Studium noch nicht abgeschlossen ist oder Zeugnisse noch fehlen. Fehlende Qualifikationsnachweise können später nachgereicht