Mitarbeiter∗in Gästehausverwaltung und Gästebetreuung (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Die Gästehäuser und Gästeapartments der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld (INF 370 | 371|130.1) bieten insbesondere Gastwissenschaftler*innen der Universität ein Zuhause auf Zeit. Unser Team vor Ort ist Ansprechpartner für Gäste sowie für gastgebende Institute/Einrichtungen und betreut Gäste aus aller Welt von der Anfrage und Buchung, über die Anreise, während des Aufenthalts bis zur Abreise.

Bei der Stiftung Unterländer Studienfonds bei der Universität Heidelberg ist aufgrund einer Vertretungssituation zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Teilzeitstelle (50%) zunächst bis Februar 2027 befristet zu besetzen. Eine Verlängerung ist gegebenenfalls bis zum 31.12.2027 möglich.

Teilzeit – 50 %

Aufgabenschwerpunkte

Sie übernehmen das Management von Aufenthalten unserer Gastwissenschaftler*innen vornehmlich im Rahmen der Kooperation/Partnerschaft Heidelberg-Harvard.

Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere

• Qualitätsmanagement: Sie führen Apartmentchecks vor Anreise und nach Abreise durch und koordinieren externe Dienstleister, um einen einwandfreien Zustand der Apartments sicherzustellen.
• An- und Abreisemanagement: Sie organisieren die An- und Abreise unserer Gäste, übernehmen Apartmentübergaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Kaufmännische und administrative Aufgaben: Sie erstellen Mietverträge und Rechnungen, pflegen Buchungsdaten und übernehmen Zahlungsabwicklungen vor Ort sowie organisatorische Aufgaben, Dokumentation und Berichtswesen.
• Internationale Gästebetreuung: Sie betreuen unsere Gastwissenschaftler*innen, gegebenenfalls deren Familien sowie die gastgebenden Einrichtungen vor und während des Aufenthalts und stehen bei Fragen rund um die Gästehäuser zur Verfügung.
• Buchungs- und Belegungsmanagement: Sie bearbeiten Buchungsanfragen, koordinieren Reservierungen und unterstützen bei der Belegungsplanung unserer Apartments.
• Internationale Zusammenarbeit: Sie unterstützen die organisatorische Einbindung der Aufenthalte im Rahmen der Heidelberg-Harvard-Kooperation/Partnerschaft in die Abläufe der Gästehäuser.

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im dienstleistungsorientierten oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Gästebetreuung/Hotellerie, im Wissenschaftsbetrieb oder einer vergleichbaren Tätigkeit
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude an der Kombination aus persönlicher Gästebetreuung, praktischen Aufgaben wie Apartmentchecks sowie organisatorischen und kaufmännischen Tätigkeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office und schnelle Einarbeitung in neue EDV-Programme
• Kenntnisse in SAP, einer Hotelmanagement-Software und im Bereich Haustechnik/Facility Management sind von Vorteil
• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten

Wir bieten

• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen universitären Umfeld
• Ein kleines, engagiertes Team mit einer kollegialen Arbeitsatmosphäre, gegenseitiger Unterstützung und kurzen Abstimmungswegen
• Einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag mit einer Kombination aus persönlicher Gästebetreuung, Organisation und kaufmännischen Aufgaben

Geregelte Arbeitszeiten: vormittags an Werktagen

• Attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Ein bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.

Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) an Frau Dr. Tanja Ridinger bis zum 01.11.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an dezernat8@uni-heidelberg.de senden. Bitte kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zur Stellenausschreibung und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de .

Arbeitsort

69117 Heidelberg