Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Im Dekanat der Fakultät für Mathematik und Informatik an der Universität Heidelberg ist ab dem 01.01.2027 folgende Stelle halbtags (50%) unbefristet zu besetzen:

Ihre Aufgaben

• Organisation und Führung des Sekretariats (inkl. Post, Schlüssel und Webseiten)
• Erstellen von Sitzungsprotokollen, Serienbriefen und Excel-Listen

Betreuung der studentischen Hilfskräfte / Tutoren

Organisatorische Abwicklung der Lehrdeputats-Erfassung

Unterstützung bei der Betreuung der Berufungsverfahren in der Fakultät

Unterstützung von Fachkommissionen

• Vorbereitung von Sitzungen und Gremien (Einladungen, Raumreservierung, Bewirtung etc.)
• Bestellungen von Verbrauchsmaterialien, Betreuung der Materialschränke

Unterstützung bei der Finanzverwaltung der Fakultät

Ihr Profil

Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. in der Führung eines Sekretariats

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Fähigkeit zur positiven Innen- und Außenkommunikation

• Sicherer Umgang mit digitalen Medien/Programmen, insbesondere MS-Office
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Organisationstalent und Teamfähigkeit

Wir bieten

Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines Teams aus hoch motivierten und qualifizierten Mitarbeiter∗innen

Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung

Unterstützung der Mobilität durch das vergünstigte Deutschlandticket als JobTicket BW

Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 08.11.2026 in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail mit dem Stichwort Assistenz senden an ( application@mathinf.uni-heidelberg.de . Wir bitten um Verständnis, dass postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Für Rückfragen steht Ihnen der Geschäftsführer, Dr. Sigurd Weinreich, gerne zur Verfügung (Telefon: 06221/54-14021).

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/job-market .