Verwaltungsbeschäftigte (m/w/d) für die Gremiengeschäftsstelle und das Präsidialbüro

Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.

Für die Gremiengeschäftsstelle und das Präsidialbüro suchen wir zwei

Verwaltungsbeschäftigte (m/w/d)

Umfang: Vollzeit

Befristung: ein Jahr

Vergütung: TV-L EG 6

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der universitären Gremien, insbesondere Zusammenstellung sowie elektronischer Versand der Sitzungsunterlagen und Protokollauszüge
• Unterstützung der Referent*innen der Vizepräsident*innen bei administrativen Aufgaben, Geschäftsprozessen und bei der Umsetzung von Maßnahmen

Organisation von Veranstaltungen

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Koordinierung von Terminen
• Medientechnische Unterstützung bei Videokonferenzen, Sitzungen und Veranstaltungen

Deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Kauffrau*mann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation

Erfahrung in Verwaltungsprozessen

Routinierter Umgang mit MS Office und Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere Zoom, CloudStore, TYPO3 oder Bereitschaft, sich entsprechend einzuarbeiten

Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung für Sitzungstermine
• Wünschenswert: Kenntnisse und Erfahrungen aus dem Hochschulbereich

Wir bieten

Ein abwechslungsreiches und interessantes Arbeitsumfeld

• Weiterbildung, Gesundheitsmanagement & vielfältige weitere Veranstaltungen im universitären Umfeld
• Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.
• Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.
• Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.
• Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!
• Referenz-Nr.: 26139
• Bewerbungsfrist: bis 11.10.2026
• Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.

Ansprechpartner für weitere Informationen

• Anna Wesner, Tel. +49 731 50-22005
• Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal .
• Die Universität Ulm und was wir bieten: https://www.uni-ulm.de/stellen-portal

Arbeitsort

89081 Ulm