Facility Administrator*in kfm./infrastr

Facility Administrator*in kfm./infrastr.

Bereich

Sonstiges

Beschäftigungsart

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Datum

sofort

Wir, die Dortmunder Netz GmbH, sind für ein 11.000 km langes Versorgungsnetz verantwortlich, das tagtäglich in Dortmund, Herdecke und Teilen von Holzwickede für den technisch einwandfreien Fluss von Strom, Gas und Wasser sorgt. Werde ein Teil von uns und gestalte mit deiner Energie die Versorgungssicherheit von morgen.

Es erwarten dich u. a. folgende Aufgaben:

Die Stelle verbindet infrastrukturelle Bewirtschaftung, kaufmännische Bearbeitung und Mitwirkung im SAP-gestützten Fachbereichscontrolling als Grundlage für Informations- und Entscheidungsprozesse der Führungskräfte.

Mitwirkung bei der infrastrukturellen Bewirtschaftung in Bezug auf Verfügbarkeit, Zeit, Qualität und Kosten, einschließlich Nachverfolgung von Leistungsabweichungen und erforderlicher Maßnahmen

Mitwirkung bei Beauftragung, Abstimmung und Leistungskontrolle externer und interner Dienstleister unter Beachtung gesetzlicher Anforderungen, interner Richtlinien und vereinbarter Leistungsqualitäten

Mitwirkung im Fachbereichscontrolling, insbesondere bei Mittelfristplanung, Budgetübersichten, Prognosen, Soll-Ist-Abgleichen und Risikoeinschätzungen mittels SAP und weiteren verfügbaren Systemen

Auswertung und Aufbereitung von Kosten-, Leistungs-, Vertrags- und Budgetdaten einschließlich Darstellung von Abweichungen und möglichen Handlungsbedarfen

Erstellung von Auswertungen, Kennzahlenberichten und Informationsgrundlagen für Leitung und Führungskräfte zur Unterstützung von Priorisierung und Mittelverwendung

Bearbeitung der Mietvertragsverwaltung sowie Abstimmung mit dem externen WEG-Verwalter zu den durch den Bereich verwalteten Liegenschaften

Bearbeitung und Koordination des Bestellwesens einschließlich Anforderungserfassung, Beschaffungsvorgängen, Kontierung, Rechnungsprüfung, Nachverfolgung offener Vorgänge und Dokumentation

Unterstützung von Ausschreibungs- und Vergabeprozessen durch Bearbeitung erforderlicher kaufmännischer Unterlagen sowie Vor- und Nachbereitung der Verfahren in Zusammenarbeit mit Sachbearbeitung, Rechtsabteilung und Einkauf.

Betreuung und Administration zentraler digitaler FM- und Unternehmenssoftware-Aufgaben, z. B Zutrittsberechtigungssystem, Parkplatzverwaltung, Scannen/Archivierung, Mitarbeiterkommunikation im Intranet und IT-Koordination IIG

Koordination interner und externer Schnittstellen zu Fachbereichen, Einkauf, Recht, IT, Dienstleistern und externen Verwaltern sowie fachliche Mitwirkung bei Sonderaufgaben und Projekten der Leitung IIG

Das bringst du mit:

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zu Immobilienwirtschaft, Facility Management, Controlling, Beschaffung oder vergleichbaren kaufmännisch-administrativen Aufgaben

Gute Kenntnisse in SAP zur Unterstützung von Planungs-, Prognose-, Budget- und Kostenauswertungen sowie zur Erstellung von Auswertungen und Kennzahlenberichten für Führungskräfte

Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und relevanten FM-/Unternehmenssoftwarelösungen

Kenntnisse in Vertragswerken, Leistungsverzeichnissen, Dienstleisterkoordination, Beschaffung, Rechnungsprüfung, Budget-/Mittelfristplanung, Prognosen, Soll-Ist-Auswertungen und Risikoeinschätzungen

Verständnis bereichsübergreifender betrieblicher Abläufe und der drei Säulen des Facility Managements: infrastrukturell, kaufmännisch und technisch

Eigenständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Daten, Kennzahlen, Abweichungen und Informationen verständlich aufzubereiten