Stellenbeschreibung

SACHBEARBEITUNG | KUNDENSERVICE | SCHADENSMANAGEMENT

Du bist der erste Ansprechpartner, wenn bei unseren Eigentümern und Mietern mal etwas nicht rundläuft? Bei uns übernimmst du die Betreuung eingehender Anliegen und die Abwicklung von Schadensfällen – schnell, freundlich und lösungsorientiert, unterstützt durch moderne digitale Systeme statt endloser E-Mail-Ketten

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ca. 3000 Einheiten in Bestand
+20 feste Kolleg*innen

Objekte in allen Berliner Bezirken

DEINE AUFGABEN

Deine Verantwortlichkeiten und was Dich erwartet

Du bist die organisatorische Mitte zwischen WEG- und Mietverwaltung – Backoffice, Schriftverkehr und alles, was den Kolleg:innen den Rücken freihält. Als Rechte Hand der Property Manager

Erste Anlaufstelle

Ansprechpartner für Eigentümer & Mieter

Du nimmst Anliegen von Eigentümer:innen, Mieter:innen und Dienstleistern auf – am Telefon und per Mail. Keine Callcenter-Warteschleife, sondern du

Digitale Aktenführung

Dokumente digital und strukturiert verwalten

Verträge, Beschlüsse, Rechnungen und Korrespondenz sauber ablegen und wiederfinden – bei uns komplett digital

Schriftverkehr

Professionelle Korrespondenz

Anschreiben, Rundschreiben, Mahnungen, Bescheinigungen: Du formulierst verständlich und fehlerfrei nach unseren Vorlagen

Eigentümerversammlungen

Versammlungen vorbereiten und begleiten

Du organisierst Einladungen, Termine und Unterlagen und unterstützt bei Protokollen und der Beschlusssammlung

Rechnungen & Stammdaten

Rechnungen prüfen und Stammdaten pflegen

Du prüfst Eingangsrechnungen, bereitest sie für die Buchhaltung vor und hältst Objekt- und Eigentümerdaten aktuell

Aufträge & Handwerker

Handwerker koordinieren und Aufträge steuern

Du beauftragst Dienstleister, hältst Termine nach und behältst offene Vorgänge im Blick, bis sie erledigt sind

DEIN PROFIL

Das bringst du mit

Keine Immobilienausbildung oder Studium nötig. Wichtiger ist uns, dass du sorgfältig arbeitest und gerne mit Menschen sprichst – den Rest bringen wir dir bei
Quereinsteiger? Auch wenn du aus Büromanagement, Kundenservice oder Buchhaltung kommst: Melde dich. Wir schauen gemeinsam, ob es passt.
Eine kaufmännische Ausbildung – z. B. Immobilienkaufmann/-frau, Büromanagement – oder vergleichbare Erfahrung im Backoffice
Gutes Deutsch in Wort und Schrift – du schreibst freundliche, klare Mails
Du behältst den Überblick, auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig anstehen
Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Freude daran, dich in neue Software einzuarbeiten
Freundlichkeit am Telefon, auch wenn es mal hektisch wird
Nice to have: Erfahrung in der WEG- oder Mietverwaltung, Kenntnisse in einer Verwaltersoftware

WAS WIR BIETEN

Warum du bei uns bleiben wirst

Unbefristeter Vertrag

Vollzeit, unbefristet, attraktive und leistungsgerechte Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Gleitzeit statt Stechuhr

Fort- & Weiterbildung

Schulungen, Fachseminare, Zertifikate – wir zahlen und geben dir die Zeit dafür

Digital arbeiten

Digitale Akte, Service-Portal, moderne Ausstattung. Kein Aktenkeller

Familienunternehmen

Kurze Wege, Entscheidungen ohne Konzernschleife – die Geschäftsführung sitzt im selben Büro

Team-Events

Sommerfest, Weihnachtsfeier und der ein oder andere Feierabend zusammen

DEIN TEAM

Organisation trifft Teamgeist

Als Teil unserer Sachbearbeitung bist du eine wichtige Schnittstelle im Verwaltungsalltag. Du bearbeitest Anliegen eigenverantwortlich, koordinierst Prozesse und stellst sicher, dass Aufgaben zuverlässig und effizient umgesetzt werden. Dabei arbeitest du eng mit deinem Team sowie unseren Kolleg*innen aus Verwaltung, Technik, Buchhaltung und Recht zusammen – mit kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Zusammenarbeit

Sachbearbeiter

Moritz Dan
Sachbearbeiter
Joris Ritter
Sachbearbeiter
Michl Herrmann