Schulsekretär*in Oberstufenzentrum Märkisch-Oderland

In der Verwaltung des Landkreises Märkisch-Oderland ist eine Stelle als

Schulsekretär*in

• Oberstufenzentrum Märkisch-Oderland
• im Schulverwaltungs-, Kultur- und Sportamt

am Dienstort Strausberg

schnellstmöglich zu besetzen.

Vollzeit o. Teilzeit unbefristet

möglich

• EG 6 TVöD Bewerbungsfrist:
• 06.09.2026

Ihr Aufgabengebiet

Sekretariatsarbeit

- Posteingang, Postausgang bearbeiten, einschließlich E-Mails Bearbeitung

- Führung des Schriftverkehrs, einschließlich Diktate

- Durchführung von Kopierarbeiten, Archivierung, Fahrkartenausgabe

- Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz

- Erstellen von Meldungen spezieller Art (Unfälle, Diebstähle, Einbrüche)

- Ausfertigung von beglaubigten Zeugniskopien

• - Telefondienst, Abstimmen von Terminen, Gesprächsnotizen, Registratur und Ablage
• - Führung der Urlaubslisten/Krankenlisten für das technische Personal und das staatliche Schulamt, Führung des Archivs, Erste Hilfe Maßnahmen

- Protokollführung

• - Anliegen / Anfragen Lehrer/Schüler/Eltern, Besucherverkehr koordinieren
• - Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Anliegen und Anfragen von Mitarbeitenden beantworten ggf. weiterleiten
• - Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsamt (alle Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Infektionsschutz, u.a. Abfrage Masernimpfung)
• - Auskünfte allgemeiner Art, Sicherstellung Betriebsfähigkeit der Multifunktionsgeräte
• - Erstellung der Urlaubsplanung für das technische Personal einschl. Bundesfreiwilligendienst
• - Führen der Urlaubspendelliste für alle Mitarbeitenden der Einrichtung

- Schlüsselbuch führen, Herausgabe von Schlüsseln und Kontrolle

- Verbandsmaterialien für den Schulbetrieb, Ersthelfer, Verbandbuch führen (Unfalltagebuch)

- Zählerstandsliste digital führen und weiterleiten

Unterstützung der Schulleitung / Abteilungsleitung

• - Nutzung der Online-Anwendungen der Schule (bspw. moodle, next-Cloud, Schul-Cloud, webb- Schule, untis)
• - Schülerverwaltung, Unterricht- und Kurszuordnung,
• - Eintragen von Fehlzeiten, Erstellen von Schuldokumenten und Zertifikaten

- Pflege der Schülerdaten, Führen der digitalen Schülerakte

- Erarbeiten und Übermitteln von Statistiken an das staatliche Schulamt (u.a. ZENSOS)

- Einrichtung des neuen Schuljahres (weBBschule)

- Schuljahresplan einstellen (Schul-Cloud)

- Sicherung von Noten und Kursbüchern (digital)

• - Datenpflege und Bereinigung, Internetrecherche zu aktuellen Meldungen MBJS und Staatliches Schulamt
• - Organisatorische Vorbereitung und Mitwirkung bei Schulveranstaltungen, z. B. Tag der offenen Tür, Beratung und Unterstützung Schüler/Eltern

- Meldung landkreisfremder Schüler

- Bearbeitung von Schülerangelegenheiten (Führen der Schülerakten, An- und Abmeldungen)

- Prüfung schulärztliche Untersuchung

- Regelung Besucherverkehr, Zeugnisdruck, Ablage in Schülerakten

• - Führung Terminplan Schulleiter (u.a. Termine koordinieren mit Mitarbeitenden und Externen)
• - Abiturprüfung, sonstige Abschlüsse (Vorbereitung der Protokolle und anderen Unterlagen)
• - Zusammenstellung der Schulanmeldungen und Erstellung Ranking-Liste, Fertigung Abwicklung Schriftverkehr, Anlage Schülerakten, Überwachung der Schulpflicht

- Organisation der Einsichtnahme von Prüfungsarbeiten

• - Unterstützung der Gremienarbeit
• - Ausstellung und Verlängerung von Schülerausweisen

- Information/Beratung (von Eltern) allgemeiner Art

- Beantragung / Planung / Verwaltung des Budgets Honorarverträge

Schulverwaltungsaufgaben

• - Kassen- und Rechnungswesen sowie Arbeit mit dem Haushalt
• - Führung der Bürokasse, Rechnungen prüfen, Zahlstellen sowie Abrechnung
• - Mitwirkung bei der Beschaffung von Mobiliar, Lehr- und Lernmitteln und weiteren Materialien für den Schulbetrieb
• - Haushaltswesen, Haushaltsüberwachung im HKR, RWF, Gebühren kassieren
• - Bestätigung der sachlichen Richtigkeit auf Rechnungen und sofortige Weiterleitung
• - Mitwirkung bei der Erarbeitung des Haushaltsplanvorschlages (Büromaterial, Lehr- und Lernmittel, etc.)
• - Verwaltung des Büromaterials, Zuarbeiten zur Schülerbeförderung (Vorbereitung und Weiterleitung der Anträge), Zuarbeiten Lernmittelfreiheit
• - Zusammenstellung von Abrechnungen und Weiterleitung an das Schulverwaltungsamt
• - Zusammenarbeit mit dem Bauverwaltungsamt (Anträge stellen, Sachstand erfassen, Teilnahme an Bauberatungen)
• - Anträge BuT / BaFöG (aufnehmen, prüfen, Richtigkeit feststellen, weiterleiten)

- Ausfertigung und Überwachung der Leihverträge für Tablets

• - Zuarbeit Schulverwaltungsamt (Bestelllisten, Rechnungen, Lieferscheine, Anträge von Schülern)
• Unterstützung bei der Inventarisierung und Pflege der Ausstattung (Lehr- und Lernmittel, Bücher, Möblierung)
• - Führung der Inventurunterlagen analog bzw. digital und Anfertigung von Inventarisierungsvermerken, Aufnahme und Abgangsprotokolle

- Abstimmung mit dem Inventarverantwortl. SVKSA

- Materialplanung & Beschaffung

Ihr Profil

• Für unseren Landkreis Märkisch-Oderland, einem der größten und attraktivsten Arbeitgeber im Kulturerbe Oderbruch und im Berlin nahen Raum wünschen wir uns eine neue motivierte Arbeitskraft, die
• - eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation

- einen Nachweis zur Masernimmunisierung gemäß IfSG

- einen Führerschein der Klasse B

- Bereitschaft zur Ausbildung als Ersthelfer*in

- Fachkenntnisse in der Anwendung der DIN 5008

- Kaufmännische Kenntnisse (wünschenswert)

• und folgende Kompetenzen:
• - Kommunikationsfähigkeit
• - Einfühlungsvermögen
• - Eigenmotivation
• - Flexibilität
• - Stressresistenz
• - Zeitmanagement

- Informationsfähigkeit

• mitbringt.
• - Mit Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten bis zur Beendigung des Auswahlverfahrens gespeichert
• und verarbeitet werden.