Sachbearbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)

STELLENAUSSCHREIBUNG

Die Stadt Oschersleben (Bode), sucht zum 01.11.2025 eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als

Ihr Aufgabenbereich umfasst insbesondere

• 1. Büroorganisation und Verwaltungsassistenz
• - Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs für den Bürgermeister
• - Organisation und Verwaltung von Wiedervorlagen, Akten und Unterlagen

- Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte

- Erstellung von Aktenvermerken und Gesprächsnotizen

- Bearbeitung und Dokumentation von Bürgeranliegen

2. Kommunikation und Ansprechpartnerfunktion

- Erledigung und Priorisierung von E-Mail-Korrespondenz

• - Telefonmanagement inkl. Koordination und Nachverfolgung von Terminen
• 3. Termin- und Sitzungsmanagement
• - Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen/Besprechungen

- Führung und Pflege des Terminkalenders des Bürgermeisters

• - Koordination von Veranstaltungen, Gratulationen, Kondolenzen und Jubiläen
• 4. Empfangs- und Repräsentationsaufgaben

- Empfang und Betreuung von Gästen des Bürgermeisters

- Planung und Durchführung der Bewirtung bei Gesprächsterminen

• - Organisation von Geschenken, Blumen und Repräsentationsmaterialien
• 5. Post- und Informationswesen
• - Organisation und Verteilung des täglichen Posteingangs für die Verwaltung
• - Verteilung von Fachzeitschriften, Gesetzblättern und sonstigen Medien
• 6. Verwaltungsbücherei

- Pflege des Bücherverzeichnisses

- Bestellung und Abbestellung von Fachliteratur

• 7. Unterstützung in der Personalverwaltung
• - Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Personaladministration
• 8. Unterstützung in der Gremienarbeit
• - Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Gremienarbeit

Ihr Profil

• - Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich (z.B. Verwaltungsfachangestellter (w/w/d) oder vergleichbare Qualifikation
• - Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich wünschenswert
• - Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
• - Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• - Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

- Kommunikationsstärke und verbindliches, freundliches Auftreten

- Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit

Wir bieten

• - Wir bieten eine unbefristete Beschäftigung (35 Std./Woche)
• - Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA, inkl. aller tariflichen Leistungen (z. B. Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung)
• - Möglichkeit einer Zulage gem. gem. § 76 Abs. 4 KVG LSA

- Einen vielseitigen Arbeitsplatz im Herzen der Stadtverwaltung

- Strukturierte Einarbeitung und ein kollegiales Arbeitsumfeld

- Bürgernahes und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld

• Ihre Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Kopie der schulischen Abschlusszeugnisse, eine Bewerbungsmappe ist nicht notwendig) richten Sie bitte bis spätestens zum 31.08.2025 an
• Stadt Oschersleben (Bode),
• SG Personalverwaltung, Markt 1, 39387 Oschersleben (Bode),
• gerne auch per Mail an personalabteilung@oscherslebenbode.de. Im Falle der schriftlichen Bewerbung bitten wir Sie, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens nicht zurücksenden können.
• Sofern Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail übersenden möchten, verwenden Sie bitte ausschließlich Dateien im pdf-Format als eine Datei. Bewerbungen, die diesem Format nicht entsprechen, können leider nicht berücksichtigt werden.