Beschäftigte/r (m/w/d) im Vorzimmer der Behördenleitung

A. Beschreibung der Stelle

Die Einstellung erfolgt zum nächstmöglichen Zeitpunkt, frühestens jedoch zum 01.01.2027 in Vollzeit in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis.

Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder und der ihn ergänzenden Tarifverträge. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Eine Höhergruppierung ist je nach fachlichen Fähigkeiten und Veränderung des Aufgabenzuschnittes möglich.

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden und 50 Minuten.

B. Aufgaben

Zu den Aufgaben des Stelleninhabers/ der Stelleninhaberin gehören insbesondere:

Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen

Koordination und Überwachung von Terminangelegenheiten

Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken sowie Ausführen von Verfügungen

Registratur- und Ablagearbeiten

• Führung und Pflege von Übersichten, Listen und Statistiken
• Aktenverwaltung/-pflege
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten
• Erstellung von Vordrucken und Formularen
• Pflege des Hausintranets (ggf. auch der Homepage)
• Vertretung innerhalb der Personalabteilung
• Aufgaben nach besonderer Weisung
• C. Anforderungsprofil
• I. Fachkompetenz

Die Bewerberin / der Bewerber verfügt über

eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder Bürokauffrau/Bürokaufmann bzw. in einem vergleichbaren kaufmännischen Ausbildungsberuf

Berufserfahrung im Schreiben nach Diktat

sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik

gute Kenntnisse der Büro- und Verwaltungsorganisation

• sichere Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Outlook und Excel
• einen sicheren Umgang mit PC, Tastatur und elektronischer Kommunikation
• die Fähigkeit zur schnellen, sorgfältigen und fehlerarmen Erstellung von Schriftstücken und Protokollen
• die sichere Beherrschung des 10-Finger-Schreibsystems mit angemessener Schreibgeschwindigkeit und hoher Schreibsicherheit

II. Persönliche Anforderungen / soziale Kompetenz

Die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter

zeichnet sich durch eine sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit aus

verfügt über eine hohe Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft

zeichnet sich durch ein hohes Maß an Loyalität, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein aus

arbeitet selbstständig, zuverlässig und sorgfältig

verfügt über ein ausgeprägtes Organisationsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise

zeigt Bereitschaft zur kontinuierlichen Fort- und Weiterbildung

• Ist Ihr Interesse geweckt?
• Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit einem aussagekräftigen Anschreiben, einem lückenlosen tabellarischen Lebenslauf sowie den nachstehenden Unterlagen

Kopie der Geburts- und ggfs. Heiratsurkunde

Kopie des Schulabschlusszeugnisses

Kopie des Abschlusses der Berufsausbildung

Kopien von Zeugnissen über die Tätigkeiten seit der Schulentlassung

Erklärung über Schulden

Erklärung über Straftaten

Einverständniserklärung zur Akteneinsicht

Einverständniserklärung zur Einholung von Auskünften nach § 41 Abs. 1 Nr. 1 BZRG

Einverständniserklärung zur Aufbewahrung der Unterlagen

bis zum 26.10.2026

per E-Mail in Form einer PDF-Datei an

Bewerbung@jva-herford.nrw.de

oder per Post adressiert an

Die Leiterin der Justizvollzugsanstalt Herford

Personalabteilung

• Eimterstraße 15
• 32049 Herford