Assistent*in der Abteilungsleitung

Aufgaben

Als erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben regelmäßig in Präsenz und sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Dabei arbeiten Sie täglich mit MS-Office-Programmen sowie verschiedenen internen Anwendungen, beispielsweise HCL Notes, Allris und Zeus. Hierbei übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Bearbeiten und Verwalten des täglichen Post- und E-Mail-Verkehrs, Erteilen von Telefonauskünften sowie Koordinieren von Terminen
• Organisieren der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Präsenz, digital oder hybrid einschließlich des Erstellens und Aufbereitens von Unterlagen in Papierform und digital, beispielsweise Gremienvorlagen
• Aufbauen und Pflegen eines Netzwerks mit Vorzimmern und Ansprechpersonen innerhalb und außerhalb der Deutschen Rentenversicherung Bund
• Bedarfsweises Aufstellen von Auszahlungsanordnungen
• Übernehmen organisatorischer Sonderaufgaben, beispielsweise der Planung von Dienstreisen, Hotelreservierungen oder der Gästebetreuung

Tätigkeitsbereich

• Unsere Abteilung mit rund 140 Beschäftigten nimmt Grundsatz- und Querschnittsaufgaben sowie gemeinsamen Angelegenheiten der Rentenversicherungsträger in den Bereichen Prävention, Rehabilitation und Sozialmedizin wahr. Darüber hinaus ist sie für fachliche, rechtliche und verfahrensbezogene Fragestellungen zuständig. Die Assistenzstelle ist unmittelbar im Büro der Abteilungsleitung angesiedelt, wo Sie eng mit der Chefsekretärin zusammenarbeiten.
• Verstärken Sie unser Team ab sofort in Teilzeit mit 20 Wochenstunden – die Stelle ist vorerst befristet bis zum 31.12.2027, mit der Option auf Verlängerung.

Profil

Sie überzeugen durch Ihre freundliche, serviceorientierte und kommunikative Persönlichkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. Loyalität, Diskretion und zeitliche Flexibilität runden Ihr Profil ab. Darüber hinaus bringen Sie Folgendes mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung
• Eine 2-Jährige aktuelle Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegendes englisches Textverständnis
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Idealerweise aktuelle Erfahrungen im Umgang mit SAP

Weitere Informationen

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sehen daher Bewerbungen von Frauen mit besonderem Interesse entgegen.

Zur Besetzung der Position werden wir mit Bewerbenden, die sich in der engeren Auswahl befinden, Gespräche führen.

Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.