Stellenbeschreibung

Stellenausschreibung Schwerpunkt Sekretariat, Verwaltung und Organisation

in Teilzeit (0,5-Stelle / bis 20 Wochenstunden) – zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Die Kreishandwerkerschaft Borken ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts die regionale Interessenvertretung des Handwerks. Wir vertreten die wirtschaftlichen, rechtlichen und sozialen Belange unserer angeschlossenen Innungen und Mitgliedsbetriebe.

Für unsere Geschäftsstelle in Ahaus suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, zuverlässige und organisationsstarke Persönlichkeit als Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d). In dieser Funktion unterstützen Sie den Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft und sorgen für reibungslose organisatorische und administrative Abläufe.

Ihre Aufgaben bei uns

Assistenz Geschäftsführung: Sie unterstützen den Geschäftsführer in Ahaus bei der täglichen Büroorganisation, der Terminplanung, der Korrespondenz sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Sie übernehmen die eigenständige Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, führen Ablagen und Akten, bereiten Unterlagen auf und erledigen anfallende Verwaltungsaufgaben zuverlässig und strukturiert.
Termin- und Sitzungsorganisation: Sie koordinieren Termine, organisieren Besprechungen sowie Gremientagungen, Innungsversammlungen und Ausschusssitzungen und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung einschließlich der Erstellung von Unterlagen und Protokollen.
Kommunikation und Schnittstellenfunktion: Sie sind eine zentrale Ansprechperson am Telefon und per E-Mail für Mitgliedsbetriebe, Innungen, Ehrenamtsträgerinnen und Ehrenamtsträger sowie externe Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und gewährleisten einen professionellen Erstkontakt.
Daten- und Dokumentenmanagement: Sie pflegen Mitglieder-, Stamm- und Kontaktdaten sorgfältig, verwalten Unterlagen und unterstützen bei der Erstellung von Übersichten, Auswertungen und Präsentationen und wirken bei der weiteren Digitalisierung mit.
Unterstützung bei Veranstaltungen: Sie wirken bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und weiteren Terminen der Kreishandwerkerschaft in Kooperation mit der Stabstelle Öffentlichkeitsarbeit mit.

Das bringen Sie mit

Eine erfolgreich abgeschlossene verwaltungsbezogene oder kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Rechtsanwalts-, Notarfachangestellte/r, Steuerfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
Berufserfahrung in einem Sekretariat, in der Assistenz, Verwaltung oder Büroorganisation ist wünschenswert.
Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
Eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
Sehr gute Deutschkenntnisse
Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeit, ausnahmsweise auch abends oder am Wochenende
PKW-Führerschein
Ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Serviceorientierung im Kontakt mit Mitgliedsbetrieben, Innungen, Gremien und externen Partnern.
Teamfähigkeit sowie die Bereitschaft, sich engagiert in die Aufgaben und Abläufe der Kreishandwerkerschaft einzubringen.

Wir bieten Ihnen

Sicherheit: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem vielseitigen und zukunftssicheren Umfeld des regionalen Handwerks.
Vergütung: Eine attraktive und transparente Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich der üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
Vereinbarkeit: Planbare Arbeitszeiten im Rahmen einer Teilzeitbeschäftigung mit ca. 20 Wochenstunden.
Abwechslungsreiche Aufgaben: Eine verantwortungsvolle Assistenzfunktion mit direkter Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer sowie vielseitigen Einblicken in die Arbeit der regionalen Handwerksorganisation.
Arbeitsatmosphäre: Ein kollegiales, motiviertes Team, kurze Entscheidungswege und eine sorgfältige Einarbeitung in Ihr neues Aufgabengebiet.
Die Aufgabenerledigung erfolgt dabei in enger Abstimmung, Arbeitsteilung und kollegialer Zusammenarbeit mit der Assistenz des Hauptgeschäftsführers am Standort Bocholt. Insbesondere sind Zuständigkeiten, Vertretungen, Prioritäten sowie gemeinsame Arbeitsabläufe bedarfsgerecht miteinander zu koordinieren.
Bei Rückfragen steht Ihnen Hauptgeschäftsführer Thomas Kerkhoff unter der Telefonnummer 02871/252411 gern zur Verfügung.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung vorzugsweise per E-Mail als zusammenhängende PDF-Datei an:

Kreishandwerkerschaft Borken
Hauptgeschäftsstelle Bocholt
Hauptgeschäftsführer Thomas Kerkhoff / persönlich
Europaplatz 17
46395 Bocholt
thomas.kerkhoff@kh-borken.de

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