Sachbearbeiter (m/w/d) Lohn- und Gehaltsabrechnung / Payroll

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Sachbearbeiter (m/w/d) Lohn- und Gehaltsabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) für unsere Firmenzentrale in Gelsenkirchen.

Ziel der Funktion

In dieser Position sind Sie für die korrekte und termingerechte Vorbereitung, Kontrolle und administrative Begleitung der Entgeltabrechnung verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, den operativen Abteilungen, HR und dem externen Payroll-Dienstleister. Sie sorgen dafür, dass Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsrelevante Änderungen vollständig und korrekt in unseren Systemen erfasst und verarbeitet werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten Vorbereitung und Kontrolle

Vorbereitung und administrative Begleitung der monatlichen Entgeltabrechnung

Erfassung und Kontrolle aller abrechnungsrelevanten Änderungen

Prüfung von Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschlägen, Spesen und sonstigen Vergütungsbestandteilen

Durchführung der Stundenkontrolle und Klärung festgestellter Abweichungen

Kontrolle der Abrechnungsergebnisse und Weiterleitung von Korrekturen an Infoniqa

Überwachung der monatlichen Payroll-Termine und Einhaltung der vereinbarten Fristen

Unterstützung bei Korrekturabrechnungen sowie Ein- und Austrittsabrechnungen

Personaladministration

Erfassung neuer Mitarbeitender sowie Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten

Verarbeitung von Eintritten, Austritten und Vertragsänderungen

Erfassung beziehungsweise Kontrolle von Änderungen bei Arbeitszeit, Vergütung, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten

Prüfung der Vollständigkeit der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen

Pflege der digitalen und, soweit erforderlich, physischen Personal- und Abrechnungsunterlagen

Arbeitszeit und Abwesenheiten Kontrolle der erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten Prüfung der Urlaubsbuchungen

Abstimmung und Klärung von Differenzen zwischen den verschiedenen Systemen

Durchführung beziehungsweise Überwachung der AU-Abfragen Verarbeitung von Krankmeldungen und sonstigen Fehlzeiten

Abstimmung unklarer oder fehlender Zeitbuchungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften

Kommunikation und Service

Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Entgeltabrechnung, Arbeitszeit und zu Abwesenheiten

Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails Beantwortung allgemeiner abrechnungsbezogener Fragen

Weiterleitung komplexer lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Fragestellungen an unseren Dienstleister beziehungsweise die zuständigen Fachstellen

Nachverfolgung offener Anfragen und Tickets bis zur vollständigen Klärung

Zusammenarbeit mit HR, Finance, Controlling und den operativen Abteilungen

Zusammenarbeit Payroll-Dienstleister

Vollständige und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Mutationen

Prüfung und Nachverfolgung der übermittelten Anfragen und Tickets

Kontrolle, ob vereinbarte Aufgaben, Abfragen und Korrekturen vollständig durchgeführt wurden

Dokumentation und Eskalation von Abweichungen oder nicht fristgerecht bearbeiteten Vorgängen

Abstimmung über besondere Abrechnungsfälle und erforderliche Folgemaßnahmen

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