Sachbearbeiter (m/w/d) Sekretariat

Voraussetzungen

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich z.B. Büromanagement/Bürokommunikation
• praktische Erfahrungen in Organisations- und Verwaltungstätigkeiten
• erweiterte PC-Kenntnisse, Word und Excel (idealerweise Office 365), Büroorganisation, Umgang mit Datenschutz, DIN Normen für Schriftverkehr
• gute Kenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben

• Anfragen/Zuweisungen entgegennehmen, beantworten, weiterleiten (schriftlich/elektronisch/persönlich/telefonisch, Erhebung von Daten unter Beachtung des Datenschutzes)
• Organisation eines reibungslosen Arbeitsablaufes im Sekretariats-/Empfangsbereich, Posteingang/Postausgang, Erfassung von Krankmeldungen, Datenbanken pflegen, Statistiken anlegen, Führung von Anwesenheitslisten, Schriftverkehr eigenständig erledigen, Besucherempfang, Betreuung, Informationsweitergabe und Terminierungsarbeiten
• Erstellen von Teilnehmerverträgen nach Vorlage
• Akten und Archivpflege, Digitalisierungsarbeiten
• Büromaterial verwalten, Ansprechpartner/in für Materialanforderungen von Dozenten und weiterleiten der Anfragen an die Einkaufsabteilung
• Vorbereitung, Organisation, Nachbereitung von Besprechungen (Protokollführung), Meldung der Kursstärken und Anwesenheiten an die Schulleitung
• Erste Hilfe und Ansprechpartner in Notsituationen, Absetzen von Notrufen

Was wir von Ihnen erwarten:

• Fähigkeit und Bereitschaft zur Einarbeitung in wechselnde Aufgaben sowie zum selbständigen und gewissenhaften Arbeiten,
• Ausgeprägte Kunden und Serviceorientierung, gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, Sozialkompetenz und Kommunikationsfähigkeit
• erweitertes polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge
• Qualifizierungsbereitschaft

Wir bieten

• gutes kollegiales und durch Offenheit geprägtes Arbeitsumfeld
• zukunftsorientierte Zusammenarbeit
• vielfältige und anspruchsvolle Arbeitsaufgaben
• faire Vergütung

Bewerbung:

Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) an die nachfolgende E-Mail Adresse. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ansprechpartner

G.A.L.B. Förderung gGmbH Klaus Aleker-Owens Holzhauser Straße 180 13509 Berlin E-Mail: klaus.aleker-owens@galb-berlin.de