Sachbearbeiter/-in (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Deine Verantwortlichkeiten und was Dich erwartet
• Du bist die organisatorische Mitte zwischen WEG- und Mietverwaltung – Backoffice, Schriftverkehr und alles, was den Kolleg:innen den Rücken freihält. Als Rechte Hand der Property Manager
• Erste Anlaufstelle
• Ansprechpartner für Eigentümer & Mieter
• Du nimmst Anliegen von Eigentümer:innen, Mieter:innen und Dienstleistern auf – am Telefon und per Mail. Keine Callcenter-Warteschleife, sondern du
• Digitale Aktenführung
• Dokumente digital und strukturiert verwalten
• Verträge, Beschlüsse, Rechnungen und Korrespondenz sauber ablegen und wiederfinden – bei uns komplett digital
• Schriftverkehr
• Professionelle Korrespondenz
• Anschreiben, Rundschreiben, Mahnungen, Bescheinigungen: Du formulierst verständlich und fehlerfrei nach unseren Vorlagen
• Eigentümerversammlungen
• Versammlungen vorbereiten und begleiten
• Du organisierst Einladungen, Termine und Unterlagen und unterstützt bei Protokollen und der Beschlusssammlung
• Rechnungen & Stammdaten
• Rechnungen prüfen und Stammdaten pflegen
• Du prüfst Eingangsrechnungen, bereitest sie für die Buchhaltung vor und hältst Objekt- und Eigentümerdaten aktuell
• Aufträge & Handwerker
• Handwerker koordinieren und Aufträge steuern
• Du beauftragst Dienstleister, hältst Termine nach und behältst offene Vorgänge im Blick, bis sie erledigt sind

Das bringst du mit

• Keine Immobilienausbildung oder Studium nötig. Wichtiger ist uns, dass du sorgfältig arbeitest und gerne mit Menschen sprichst – den Rest bringen wir dir bei
• Quereinsteiger? Auch wenn du aus Büromanagement, Kundenservice oder Buchhaltung kommst: Melde dich. Wir schauen gemeinsam, ob es passt.
• Eine kaufmännische Ausbildung – z. B. Immobilienkaufmann/-frau, Büromanagement – oder vergleichbare Erfahrung im Backoffice
• Gutes Deutsch in Wort und Schrift – du schreibst freundliche, klare Mails
• Du behältst den Überblick, auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig anstehen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Freude daran, dich in neue Software einzuarbeiten
• Freundlichkeit am Telefon, auch wenn es mal hektisch wird
• Nice to have: Erfahrung in der WEG- oder Mietverwaltung, Kenntnisse in einer Verwaltersoftware

Das bietet die Stelle

• Warum du bei uns bleiben wirst
• Unbefristeter Vertrag
• Vollzeit, unbefristet, attraktive und leistungsgerechte Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten
• Gleitzeit statt Stechuhr
• Fort- & Weiterbildung
• Schulungen, Fachseminare, Zertifikate – wir zahlen und geben dir die Zeit dafür
• Digital arbeiten
• Digitale Akte, Service-Portal, moderne Ausstattung. Kein Aktenkeller
• Familienunternehmen
• Kurze Wege, Entscheidungen ohne Konzernschleife – die Geschäftsführung sitzt im selben Büro
• Team-Events
• Sommerfest, Weihnachtsfeier und der ein oder andere Feierabend zusammen
• DEIN TEAM
• Organisation trifft Teamgeist
• Als Teil unserer Sachbearbeitung bist du eine wichtige Schnittstelle im Verwaltungsalltag. Du bearbeitest Anliegen eigenverantwortlich, koordinierst Prozesse und stellst sicher, dass Aufgaben zuverlässig und effizient umgesetzt werden. Dabei arbeitest du eng mit deinem Team sowie unseren Kolleg*innen aus Verwaltung, Technik, Buchhaltung und Recht zusammen – mit kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Zusammenarbeit
• Sachbearbeiter
• Moritz Dan
• Sachbearbeiter
• Joris Ritter
• Sachbearbeiter
• Michl Herrmann
• Sachbearbeiter*IN

Du?

Kontakt

„Wir wollen der Dienstleister sein, den wir selbst wählen würden – und der Arbeitgeber, bei dem wir gerne arbeiten würden.“

Geschäftsführung Victor Hochheiden

Verantwortet die strategische Ausrichtung und den digitalen Ausbau der Hausverwaltung

+49 (0) 30 692 099 540 karriere@hochheiden-hv.de

Interesse geweckt?

Dann sende uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung an

karriere@hochheiden-hv.de Adresse Hochheiden Hausverwaltung GmbH Brunnenstraße 196 10119 Berlin

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