Sachbearbeiter Personalentwicklung / Shared Service Center

Deine Aufgaben

• Administration und Organisation von Personalentwicklungsformaten – Sie übernehmen eigenverantwortlich die lückenlose operative Abwicklung von Assessments, Entwicklungsprogrammen und Workshops – von der sorgfältigen Terminkoordination und Teilnehmerkommunikation bis zur vollständigen Dokumentation und Nachbereitung.
• Teilnehmermanagement – Sie koordinieren Einladungen und Unterlagenversand gewissenhaft, pflegen Teilnehmerdaten und Veranstaltungsinformationen fehlerfrei in unsere HR-Software und sind für organisatorische Rückfragen die verlässliche, freundliche Anlaufstelle.
• Ticketbasiertes Arbeiten – Sie nehmen Aufträge über unser Ticketsystem (Microsoft Planner) entgegen, bearbeiten diese zügig und nach definierten Standards und melden sich proaktiv bei Abschluss oder Klärungsbedarf zurück.
• Unterlagen & Dokumentation – Sie erstellen und aktualisieren Präsentationen und Seminarunterlagen sorgfältig nach Vorlage, übertragen Mitschriften aus Veranstaltungen in Dokumente und leiten daraus präzise Maßnahmenlisten ab.
• Auswertungen & Reportings – Sie exportieren Daten aus unseren Systemen, erstellen standardisierte Auswertungen und Reports, prüfen Ergebnisse eigenständig und kritisch auf Plausibilität und stellen diese termingerecht zur Verfügung.
• Angebots- & Abrechnungsprozesse – Sie erstellen Angebote in GuideCom und DocuSign auf Basis vorhandener Vorlagen korrekt und vollständig, pflegen Abrechnungsvorgänge gewissenhaft, verarbeiten Teil- und Endabrechnungen und verfolgen offene Vorgänge konsequent nach.
• Effizienz & Mitgestaltung – Sie erkennen Optimierungspotenziale in unseren Prozessen, bringen Ideen aktiv und konstruktiv ein und gestalten gemeinsam mit dem Team belastbare Standards für unseren wachsenden Technischen Innendienst.
• IHR FUNDAMENT
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Veranstaltungskaufmann/-frau oder Industriekaufmann/-frau
• Mindestens 1–2 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen, serviceorientierten oder koordinierenden Tätigkeit – idealerweise in einem Shared Service Center, Back-Office oder einer vergleichbaren Serviceeinheit
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams); Erfahrung mit aufgabenbasierten Planungstools (z. B. Microsoft Planner) von Vorteil
• Erfahrung mit Systemen zur Seminar- oder Veranstaltungsverwaltung (z. B. GuideCom) wünschenswert; schnelle Einarbeitung in neue Systeme wird vorausgesetzt
• Offenheit für KI-gestützte Arbeitsmittel (z. B. Microsoft Copilot, ChatGPT) und Bereitschaft, diese produktiv in die eigene Arbeitsweise zu integrieren
• SIE ALS PERSÖNLICHKEIT – Ihr „gewisses Etwas“
• Präzise & sorgfältig – Sie überprüfen Dokumente, Daten und Abrechnungen eigenständig auf Richtigkeit, bevor Sie Ergebnisse weitergeben – Qualitätssicherung ist für Sie selbstverständlich, nicht Zusatzaufgabe.
• Zuverlässig & verbindlich – Zugesagte Termine halten Sie ein. Wenn das ausnahmsweise nicht möglich ist, melden Sie sich aktiv und rechtzeitig – nicht nach Erinnerung.
• Serviceorientiert & kommunikativ – Interne Auftraggeber behandeln Sie mit der gleichen Verbindlichkeit wie externe Kunden. Sie kommunizieren klar, auf den Punkt und melden sich proaktiv zurück: Bei Abschluss, bei Verzögerungen, bei Klärungsbedarf.
• Strukturiert & eigenständig – Auch bei parallelen Aufgaben und hohem Volumen behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten und arbeiten ohne Micromanagement.
• Hands-on & mitdenkend – Sie warten nicht auf Anweisung, wenn Sie eine Verbesserung sehen. Sie bringen Ideen ein, dokumentieren sauber und machen Wissen im Team verfügbar.
• Digital versieht & lernfreudig – Digitale Tools sind für Sie keine Hürde, sondern ein selbstverständliches Werkzeug: Sie arbeiten routiniert mit modernen Systemen, finden sich eigenständig und schnell in neue Plattformen ein und setzen KI-gestützte Arbeitsmittel – wie Microsoft Copilot – gezielt und kreativ ein, um Ihre Arbeit effizienter und qualitätsvoller zu gestalten.
• VERGÜTUNGSPAKET
• PERSONALENTWICKLUNG
• FLEXIBLES ARBEITEN*
• ZUSATZLEISTUNGEN*
• DIVERSITY
• GESUNDHEITSFÖRDERUNG
• abhängig von Standort und Position
• DARAUF KÖNNEN SIE BEI UNS BAUEN

Unsere Hauptverwaltung in Stuttgart zeichnet sich durch sehr moderne Arbeits- und Besprechungsräume in zentraler Lage in Stuttgart Zuffenhausen aus und ist leicht mit dem Auto und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. Des Weiteren profitieren unsere Mitarbeitenden von folgendem Angebot:

• Gutes Arbeitsumfeld: Auf Sie wartet ein hoch motiviertes Team sowie Fairness im Umgang, Kompetenz in der Sache und ein kollegiales, offenes Arbeitsklima
• Attraktives Vergütungspaket: Leistungsgerechtes Tarifgehalt mit Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Personalentwicklung: Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung sowohl auf fachlicher als auch persönlicher Ebene durch die WOLFF & MÜLLER Akademie
• Gesundheitsförderung: Ein umfassendes Angebot gesundheitsfördernder Maßnahmen u. a. unser hauseigenes Fitnessstudio und unser Basketballangebot
• Besondere Vorteile: Darunter Mitarbeiterangebote, ein Betriebsrestaurant, kostenlose Parkplätze, das JobRad und eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Regelarbeitszeiten sowie Regelungen zum mobilen Arbeiten
• ARBEITEN BEI WOLFF & MÜLLER IST
• Herausfordernd, denn wir wollen immer besser werden, die Trends in der Branche setzen und dem Wettbewerb einen Schritt voraus sein.
• Begeisternd, denn wir arbeiten an vielen spannenden Projekten, tragen große Verantwortung und haben den Freiraum, uns weiterzuentwickeln.
• Familiär, denn wir gehen offen und vertrauensvoll miteinander um.

Über den Arbeitgeber

Als Familienunternehmen plant und baut WOLFF & MÜLLER seit drei Generationen Bauwerke für die Anforderungen von morgen. Heute gehören wir zu den führenden Bauunternehmungen in privater Hand – mit Standorten in ganz Deutschland, eigener Rohstoffgewinnung und baunahen Dienstleistungen. Unser wichtigster und bester Baustoff: die Begeisterung fürs Bauen. Mehr erfahren unter wolff-mueller.de

ANSPRECHPARTNER:IN Annabel Schäfer +49 711 8204-580 INFORMATIONEN WOLFF & MÜLLER Personalentwicklung GmbH & Co. KG Schwieberdinger Str. 107, 70435 Stuttgart Vollzeit Berufserfahrene 40,000 € - 50,000 €

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