Stellenbeschreibung
Der Helgoland Tourismus-Service sucht in Teilzeit (19,5 Std.)
zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Veranstaltungen (m/w/d) I EG 9a
Die Insel Helgoland hat als Deutschlands einzige Hochseeinsel einen hohen Bekanntheitsgrad und ist mit ihrem Reichtum an Natur und Kultur eine beliebte Urlaubsdestination. Jährlich zählt sie ca. 350.000 Tages- und Übernachtungsgäste, die entweder die vielseitigen Facetten der Hauptinsel erkunden oder auf der Badedüne die Seele baumeln lassen. Ganz im Dienste des Tourismus steht der Eigenbetrieb Helgoland Tourismus-Service der Gemeinde Helgoland. Touristisch steht Helgoland am Beginn eines neuen Lebenszyklus. Ob nun Gesundheitstourismus oder digitale Urlaubsreisen, der Helgoland Tourismus-Service begibt sich auf einen nachhaltigen Wachstumskurs mit herausfordernden Aufgaben an einem der schönsten Orte in Deutschland.
Deine Aufgaben
Veranstaltungsmanagement:
- Eigenverantwortliche Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Klein- und Großveranstaltungen
- Unterstützung der Tourismusdirektorin und/oder Veranstaltungsleiterin bei repräsentativen Anlässen
- Entwicklung kreativer Veranstaltungskonzepte sowie Kosten- und Budgetplanung
- Organisation von Gästen, Künstlern, Catering, Geschenken und Veranstaltungslogistik
- Koordination von Marketing- und Pressearbeit in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung
- Anmeldung und Abrechnung bei GEMA und Künstlersozialkasse
- Rechnungsprüfung, Abrechnung und Budgetkontrolle der Veranstaltungen
- Zusammenarbeit mit der Assistenz der Tourismusdirektorin
IHRE AUFGABEN (Weiterführung der Aufzählung):
- Budgetverantwortung für den Bereich Veranstaltungen
- Mitwirkung bei der Wirtschaftsplanung (inkl. Nachträge) durch Mittelanmeldungen
- Stetige Budgetüberwachung
- (Mittelbewirtschaftung und Kontrolle der Auskömmlichkeit des Budgets)
- Vorausbuchungen, Verbindlichkeitsbuchungen und Belegbuchungen vornehmen
- Einholen erforderlicher Beschlüsse bei Budgetüberschreitungen
Dein Profil
- Ausbildung zur/m Bürokommunikationskauffrau/-mann oder einen ähnlichen Ausbildungsberuf (z. B. Veranstaltungskaufmann/-frau, Marketingkaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte/r)
- Gute Sprachkenntnisse in Deutsch, mindestens Sprachniveau C1
WÜNSCHENSWERT WÄRE ZUDEM:
- Erfahrung in Veranstaltungsorganisation, Projekt- und Budgetmanagement
- Kenntnisse in Wirtschaftsplanung, Budgetbewirtschaftung und Abrechnung
- Sehr gute Fähigkeiten in Kommunikation, Marketing und Texterstellung
- Strukturierte, eigenverantwortliche und zahlenaffine Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Ortskenntnisse Helgoland bzw. Interesse an Kultur und Besonderheiten der Insel
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