Stellenbeschreibung
Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.
Verwaltung ST-55009
In der Abteilung für seltene Erkrankungen (ZSEB) des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (19,25 Std./Woche) zu besetzen:
Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Das Zentrum für Seltene Erkrankungen (ZSEB) ist eine zentrale Anlaufstelle für Kinder, Jugendliche und Erwachsene ohne gesicherte Diagnose sowie für Menschen mit einer nachgewiesenen seltenen Erkrankung. Unser Ziel ist es, den oftmals langen Weg bis zur Diagnose zu verkürzen und Ratsuchende gemäß den Vorgaben des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) kompetent zu begleiten.
Im ZSEB arbeiten wir in einem interdisziplinären Team aus Expert*innen verschiedener Fachrichtungen eng zusammen. Die Krankengeschichten der Ratsuchenden werden strukturiert erfasst, sortiert und analysiert. Neben der medizinischen Bewertung eingereichter Befunde kommen spezifische Fragebögen, ambulante ärztliche Beratungstermine sowie moderne und innovative Ansätze – unter anderem der Einsatz digitaler und KI-gestützter Verfahren – zum Einsatz.
Alle relevanten medizinischen Informationen werden abschließend in interdisziplinären Fallkonferenzen diskutiert, um fundierte Empfehlungen für die weitere Diagnostik und Versorgung abzuleiten. Darüber hinaus ist das Zentrum aktiv in Forschung und Lehre eingebunden und beteiligt sich an wissenschaftlichen Projekten sowie der Aus- und Weiterbildung von Studierenden. Eine strukturierte Organisation, Koordination und administrative Unterstützung – sowohl im Alltagsgeschäft als auch bei Forschungs- und Lehrprojekten – ist dabei ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit.
Zur Unterstützung unseres engagierten Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für das Sekretariat, die mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit im medizinischen Umfeld zum reibungslosen Ablauf unseres Zentrums beiträgt.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement
- Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail
- Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen für die klinische und wissenschaftliche Arbeit
- Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen
- Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem
- Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team
- Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträgen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar)
- Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme (z. B. ORBIS)
- Erfahrung in der administrativen Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
- Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen personenbezogenen und medizinischen Daten
- Ihre Benefits am UKB
- Zukunftssicherer Arbeitgeber
- Am UKB arbeiten Sie an einem Krankenhaus der Zukunft. Mit einer Jahresbilanz von 1,6 Mrd. im Jahre 2023, einem Jahresüberschuss von über 21 Millionen Euro und dem dritthöchsten Case Mix Index in Deutschland ist das UKB glänzend für die Zukunft aufgestellt
- Bezahlung nach TV-L
- Tarifliche und leistungsgerechte Vergütung nach TV-L / TV-Ä an Universitätskliniken (inkl. Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlungen)
- Prämien & Sonderzahlungen
- Nach TV-L wird eine Jahressonderzahlung ausgezahlt und es gibt weitere Zusatzentlohungen wie unter anderem das Prämiensystem für die Übernahme von Zusatzaufgaben im Team, für ausgewählte Zusatzqualifikationen, Fachweiterbildungen und bei Festanstellung im Pflege-Pool. Außerdem gibt es die Einspringprämie für kurzfristige Einsätze innerhalb 96 Stunden aus dem Dienst-Frei
- Flexible Arbeitszeiten
- Individuelle Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit (bei Bürojobs), Home Office
- Start mit System
- Strukturiertes Onboarding, fachspezifische und strukturierte Einarbeitung in einem fachkundigen Team, viele Praxisanleiter*innen
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung bei der Klinikrente
- Attraktivste Ausbildungsstätte
- Attraktives Ausbildungsgehalt, planbare 38,5 Stunden-Woche, 30 Tage Tarifurlaub mit zusätzlich 2 Zusatzurlaubstagen (TV-E), sehr gute Übernahmechancen nach der Ausbildung, ein Ausbildungsplatz in einem kollegialen Team mit strukturierter Einarbeitung
- Geförderte Fort- und Weiterbildung
- Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
- Wertvolle Gesundheits-Angebote
- Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung (BGM, kostenloses Fitnessstudio, Hochschulsport, Lauftreffs u.v.m.)
- Kostenloses Fitnessstudio
- Am UKB-fit können Sie 24/7 kostenlos trainieren
- Zahlreiche Mobilitätsangebote
- Top Infrastruktur, gute Anbindung durch das SWB Netz, GoFlux, zinsloses Darlehen beim Fahrradkauf, Sushi-Bike Benefits, Einfahr-Genehmigung, Nachtkarte, NextBike, Clara Roller
- Attraktiver Campus
- Auf dem schönen Venusberg gelegen, ist das UKB der drittgrößten Arbeitgeber im Raum Bonn/Rhein-Sieg und bietet Ihnen eine Mensa und Cafeterien zur gastronomischen Versorgung
- Rabatte
- Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen, (Corporate Benefits, Apotheken-Mitarbeiterverkauf)
- Veranstaltungen
- Jobwärts Woche, Sommerfest, Konzerte, GOP Theater, Firmenlauf, Willkommensempfang neuer Mitarbeiter*innen, Kongresse & Messen
- Nachhaltigkeit
- Unsere Zukunft ist grün: Deswegen pflanzt das UKB Bäume durch die Benutzung der Suchmaschine Ecosia fürs Klima. Wir halten uns an die 5R Prinzipien, recyceln OP-Einweggeräten & fördern Green Balance-Projekte
- Familienfreundlich
- Durch eine Betriebskindertagesstätte auf dem Campus und der Möglichkeit individueller Arbeitszeitmodelle, steht das UKB für eine Vereinbarkeit von Familie und Karriere
- Diversität
- Am UKB arbeiten Menschen aus über 100 Nationen und mit den vielfältigstigen Hintergründen. Hier sind alle willkommen
- Weitere Benefits
- Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein.
Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Sie finden sich in diesem Profil wieder und möchten Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 06.11.2026 unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. ST-55009 an:
Nadine Weinstock Zentrum für seltene Erkrankungen Universitätsklinikum Bonn Venusberg-Campus 1 53127 Bonn nadine.weinstock@ukbonn.de
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