Assistenz der Bereichsleitung Asset Management (m/w/d)

Stellen-ID: 8510 | Vertragsart: unbefristet

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IHRE AUFGABEN

Sie organisieren und koordinieren das Büro des Bereichsleiters Asset Management und schaffen die organisatorischen Voraussetzungen für eine effiziente Wahrnehmung der Führungsaufgaben

Sie verantworten das Kalender-, Termin- und Reisemanagement des Bereichsleiters einschließlich Priorisierung, Gatekeeping und der Koordination komplexer Abstimmungsprozesse mit Führungskräften, zentralen Funktionen und externen Ansprechpartner*innen

Sie stellen einen verlässlichen Informationsfluss innerhalb des Bereichs sicher und verantworten das Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement einschließlich des professionellen Umgangs mit vertraulichen Unterlagen

Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb des Bereichs Asset Management und koordinieren die Zusammenarbeit mit den Assistenzfunktionen der sechs Fachabteilungen, um eine abgestimmte Arbeitsweise und transparente Kommunikation sicherzustellen

Sie sind zentrale Schnittstelle zu den Assistenzfunktionen des C-Levels

Sie organisieren und begleiten Leitungskreise, Jour-fixe-Termine, Workshops, Bereichsveranstaltungen und weitere Managementformate einschließlich Agendaerstellung, Teilnehmermanagement, organisatorischer Nachbereitung und Nachhaltung vereinbarter Maßnahmen

Sie erstellen, bearbeiten Präsentationen, Korrespondenz, Entscheidungsvorlagen und Managementunterlagen für die Bereichsleitung

Sie unterstützen einen transparenten und verlässlichen Informationsfluss im Bereich Asset Management und stellen die Aktualität zentraler Informations- und Kollaborationsplattformen sicher

Sie koordinieren organisatorische Abstimmungen mit relevanten Schnittstellen wie CTO-Office, Personal, Controlling, Einkauf, Recht und weiteren Unternehmensfunktionen

Sie unterstützen die administrative Abwicklung von Bestell-, Rechnungs-, Vertrags- und Freigabeprozessen und sorgen für deren strukturierte Nachverfolgung

Sie koordinieren bereichsinterne Veranstaltungen, Workshops, anderweitige Veranstaltungsformate sowie organisatorische On- und Offboarding-Prozesse und sorgen für deren professionelle Durchführung

Sie wirken an der Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe, Standards und Vorlagen mit und unterstützen die kontinuierliche Professionalisierung der administrativen Zusammenarbeit

Sie vertreten bei Bedarf die Assistenzfunktion innerhalb des CTO-Bereichs und arbeiten eng mit dem bereichsübergreifenden Assistenznetzwerk zusammen

IHR PROFIL

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, Management Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ verfügen Sie über eine vergleichbare Berufserfahrung im Assistenzumfeld
• mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Bereichsleitungs- oder Geschäftsführungsebene
• ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Themenvielfalt Prioritäten sicher zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern
• hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und ein professionelles Verständnis der Assistenzrolle als zentrale organisatorische Schnittstelle
• sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel oder ähnlichen aktueller Softwarewerkzeuge, sowie eine hohe Affinität zu digitalen Arbeits- und Kollaborationswerkzeugen
• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse
• souveränes, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf allen Organisationsebenen
• hohe Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
• selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einem technisch geprägten oder infrastrukturellen Umfeld