Projekt- und Teamassistenz für den Sprecher des Exzellenzclusters ctd.qmat und seinen Lehrstuhl (w/m/d)

Fakultät für Physik und Astronomie

Exzellenzcluster ctd.qmat

• Wir sind die Geschäftsführung des Würzburg-Dresdner Exzellenzclusters „Complexity, Topology and Dynamics in Quantum Matter – ctd.qmat“ und bieten Ihnen in unserem Team eine interessante und abwechslungsreiche Teilzeitstelle (75%) als
• Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2032 befristet, mit der Perspektive auf eine anschließende unbefristete Weiterbeschäftigung.

Ihre Aufgaben

- Im administrativen Team von ctd.qmat übernehmen Sie eine zentrale Rolle als Assistenz von Prof. Dr. Ralph Claessen, Clustersprecher und Lehrstuhlinhaber. Dabei koordinieren und begleiten Sie vielfältige organisatorische und administrative Prozesse.

- Projektkoordination und Projektmittelverwaltung

- Personalangelegenheiten inkl. Reiseorganisation

• - Organisation von Messzeiten und des Probenversands an nationale und internationale Partner
• - Schnittstelle zur universitären Verwaltung in administrativen Belangen
• - Organisation und Betreuung von Besuchsprogrammen und Veranstaltungen

- Allgemeine Bürotätigkeiten

Ihr Profil

• - Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder entsprechende langjährige Berufserfahrung
• - Sehr gute Englisch-Kenntnisse und Beherrschung bürotypischer IT-Anwendungen
• - Erfahrung in den Bereichen Office- bzw. Büromanagement und Projektkoordination
• - Hohes Maß an Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und Daten
• - Selbstständige und strukturierte Arbeits- sowie lösungsorientierte Denkweise
• - Empathisch und hilfsbereit im Umgang mit Mitarbeitenden und Studierenden
• - Ausgeprägte Belastbarkeit sowie eine hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft, auch bei hohem Arbeitsaufkommen und parallel zu bearbeitenden Aufgaben
• - Zeitliche Flexibilität und Bereitschaft, im Rahmen von Veranstaltungen wie Workshops und Konferenzen gelegentlich auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten tätig zu sein

Was wir bieten

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer inspirierenden Arbeitsumgebung, die durch junge Forschende und ein internationales Umfeld geprägt ist. Die Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit ermöglicht Ihnen eine flexible zeitliche Gestaltung Ihrer Arbeit. Die Vergütung erfolgt entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach TV-L im Umfang von 75%.

Bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt eingestellt. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die gesamtheitliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt ist.

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung mit Lebenslauf bis zum 30. September 2026 bevorzugt per E-Mail an:

ctd.qmat-management@uni-wuerzburg.de,

Physikalisches Institut, Am Hubland, 97074 Würzburg

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bei Interesse und Fragen wenden Sie sich bitte an:

Dr. Michael Klett (Geschäftsführer ctd.qmat)

• Tel: +49-(0)931-31-88951
• Mail: michael.klett@uni-wuerzburg.de

Katharina Klug (stv. Geschäftsführerin ctd.qmat)

Tel: +49-(0)931-31-80956

Mail: katharina.klug@uni-wuerzburg.de

Bitte übersenden Sie ausschließlich Kopien. Aus Kostengründen können die Bewerbungsunterlagen nicht zurück geschickt werden. Sie werden zeitnah nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. Sofern Sie einen Freiumschlag beifügen, werden Ihnen die Bewerbungsunterlagen drei Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens zurückgesandt.