Personalsachbearbeiter:in (w/m/d) mit Schwerpunkt HR-Software und Digitalisierung – Frankfurt

Evangelischer Verein für Kinder- und Jugendhilfe Rhein-Main e.V.

60311 Frankfurt am Main

Vollzeit

Stellenbeschreibung

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Anstellungsart

• Vollzeit
• Leistungen
• Aus der vollständigen Stellenbeschreibung
• Weiterbildungsprogramme
• Jobticket
• Zusätzliche Altersversorgung

Vollständige Stellenbeschreibung

In unserer Geschäftsstelle unterstützt ein engagiertes Team die Leitungskräfte und pädagogischen Mitarbeiter:innen unserer Einrichtungen dabei, ihre wichtige Arbeit für junge Menschen effizient und reibungslos zu gestalten.

Zur Verstärkung unserer Personalabteilung suchen wir ab sofort eine:n Personalsachbearbeiter:in (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Betreuung und Administration unserer Personalsoftware. Der Stellenumfang beträgt 75 % bis 100 %.

Sie kommen aus der IT und möchten Ihr Wissen in der Personalarbeit einsetzen? Dann sind Sie bei uns richtig: Sie verantworten unsere Zeiterfassung ZEUS X, unser Bewerbermanagementsystem softgarden und die Verwaltung des Deutschlandtickets für unsere Mitarbeitenden und sorgen dafür, dass unsere HR-Prozesse digital, strukturiert und verlässlich laufen. Dabei arbeiten Sie eng mit den Kolleg:innen der Personalabteilung zusammen und übernehmen daneben Aufgaben der klassischen Personalsachbearbeitung.

Das bieten wir Ihnen

Eingruppierung nach KDO der EKHN, E 8

Eine jährliche Sonderzahlung im November nach KDO

• 30 Tage Jahresurlaub sowie weitere zusätzliche freie Tage
• Möglichkeit der Mitgliedschaft in einer Hilfskasse mit zusätzlichen Beihilfeleistungen zu medizinischen Aufwendungen

Eine arbeitgeberfinanzierte zusätzliche Altersversorgung

Mobilitätsticket (auf Grund gesetzlicher Bestimmungen zunächst befristet bis zum 31.12.2026)

Mitarbeitendenrabatte

Einen Welcome-Day für neue Mitarbeitende

• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum an der Schnittstelle von Personal und IT
• Fachliche Begleitung und strukturierte Einarbeitung in die Personaladministration
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, auch im Bereich Arbeits-, Tarif- und Sozialversicherungsrecht

Das sind Ihre Aufgaben

• Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung unserer Zeiterfassungssoftware ZEUS X: Anlage und Pflege von Stammdaten, Arbeitszeitmodellen, Zuschlagsregeln und Berechtigungen, Erstellung von Auswertungen sowie Kontakt zum Hersteller-Support
• Erste Ansprechperson für Führungskräfte und Mitarbeitende bei Fragen zur Zeiterfassung, Zeitdokumentation und zu Arbeitszeitkonten
• Betreuung unseres Bewerbermanagementsystems softgarden: Anlage und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Pflege von Prozessen und Nutzerrechten, Anbindung von Jobbörsen und Auswertungen zum Recruiting
• Verwaltung des Deutschlandtickets als Jobticket in Zusammenarbeit mit der VGF: Bestellungen, Änderungen und Abmeldungen, monatliche Abrechnung sowie Pflege und Weiterentwicklung unserer Excel-basierten Verwaltungslösung
• Pflege der Personaldatenbank und der elektronischen Personalakten (Cobra, enaio) mit Blick auf Datenqualität und Datenschutz
• Aufbereitung von Zeit- und Abwesenheitsdaten für die zentrale Lohn- und Gehaltsbuchhaltung (KIDICAP und Personal-Office)
• Erstellung von Personalberichten, Statistiken und Auswertungen, u. a. für externe Zuschussgeber
• Analyse und Digitalisierung von Abläufen in der Personalabteilung, Erstellung von Anleitungen und Dokumentationen sowie Schulung von Kolleg:innen und Führungskräften in den HR-Systemen
• Mitarbeit in der allgemeinen Personalsachbearbeitung: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Bescheinigungswesen sowie Vorbereitung von Einstellungsverträgen und Vertragsänderungen
• Konstruktive Zusammenarbeit mit der Mitarbeitervertretung und der Schwerbehindertenvertretung, insbesondere bei der Einführung und Änderung von Systemen

Das bringen Sie mit

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im IT-Bereich, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für IT-System-Management (ehemals IT-Systemkaufmann/-kauffrau), Kaufmann/Kauffrau für Digitalisierungsmanagement (ehemals Informatikkaufmann/-kauffrau), Fachinformatiker:in für Systemintegration oder Anwendungsentwicklung, oder eine vergleichbare Qualifikation

Praktische Berufserfahrung in der Anwendung, Administration oder Betreuung von Personalsoftware, z. B. Zeiterfassung, Bewerbermanagement oder Personalinformationssysteme – idealerweise mit ZEUS X

Sehr gute Kenntnisse in Excel (komplexe Formeln, Pivot-Tabellen, idealerweise Power Query oder VBA) sowie sicherer Umgang mit dem MS Office Paket

Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, Schnittstellen sowie Datenimporten und -exporten

Grundkenntnisse in der Personaladministration und die Bereitschaft, sich in Arbeits-, Tarif- und Sozialversicherungsrecht einzuarbeiten; Kenntnisse in KDO, AVR.HN oder TVöD sind wünschenswert

Ein sicheres Verständnis für Datenschutz (DSGVO) und Vertraulichkeit im Umgang mit Personaldaten

Interesse am Umgang mit Zahlen sowie ein gutes Zahlenverständnis setzen wir als selbstverständlich voraus

Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig, selbstständig und teamorientiert und haben Freude daran, Prozesse zu verbessern

Kommunikationsfreude und die Fähigkeit, technische Themen verständlich zu erklären

einen kühlen Kopf ... auch in stressigen Situationen

Für weitere Informationen zu der ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte unter hr@evkj.de an unsere Kolleg:innen in der Personalabteilung.

Der Evangelische Verein für Kinder- und Jugendhilfe Rhein-Main e. V. setzt sich aktiv für die Umsetzung der Kinderrechte, die Gewährleistung des Kinderschutzes und die Gestaltung seiner Einrichtungen als sichere Orte für Kinder und Jugendliche ein.

Wir schätzen Vielfalt, Individualität und Inklusivität. Diskriminierungssensible Bewerbungsverfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sind beim Evangelischen Verein für Kinder- und Jugendhilfe Rhein-Main e. V. Standard. Schwerbehinderte und BIPoC Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass das Beifügen eines Bewerbungsfotos optional ist. Gleiches gilt für die Angabe von Betreuungszeiten; Sie entscheiden selbst, ob Sie diese Information in Ihren Bewerbungsunterlagen aufnehmen möchten.

Es gelten die Regelungen des Einstellungsgesetztes der EKHN.