Assistenz/ Verwaltungsangestellte (w/m/d) (mind. 80%)

Teilzeit, Vollzeit

Gegründet: 1982 (CompanyFounded)

Branche: Krankenhäuser & Kliniken (CompanyIndustry)

• Stellenbeschreibung
• Anstellungsart
• Teilzeit
• Vollzeit

Arbeitsort

Ulm

Leistungen

• Aus der vollständigen Stellenbeschreibung
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten

Vollständige Stellenbeschreibung

In unserem Fachbereich für Integrative Medizin ist ab sofort folgende Position zu besetzen:

Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende.

In einem interprofessionellen Team werden drittmittelgeförderte Projekte verwirklicht, welche konventionelle Medizin mit ganzheitlichen Naturheil-Verfahren zu einem sinnvollen Gesamtkonzept verbinden. Dabei wird das Erfahrungswissen komplementärmedizinischer Verfahren in qualitativ hochwertigen Studien wissenschaftlich aufgearbeitet und evaluiert. Ziel dabei ist, die individuell beste Therapie für Patient*innen zu finden und Nebenwirkungen soweit wie möglich zu reduzieren.

Im Fachbereich Integrative Medizin (Leitung: PD Dr. Ann-Kathrin Lederer) an der Klinik für Allgemein- und Viszeralchirurgie suchen wir ab dem 01.10.2026 eine/n Verwaltungsangestellte/n für den Fachbereich und die Fachbereichsleitung (w/m/d) mit mindestens 80%, mit Freude an der Mitwirkung in einem starken Team.

Ihre Aufgaben

Unterstützung Fachbereichsleitung

• Sie unterstützen unsere Fachbereichsleitung in administrativen und operativen Aufgaben (Termine, Post, Telefon, Email, allg. Organisation)
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen (Termineinladungen, Vorlagen, Protokolle etc.)

Koordination von Dienstreiseanträge/Abrechnung/Abwicklung

Schreiben von Arztbriefen nach Diktat oder handschriftlicher Aufzeichnung sowie Kontrolle von Rechtschreibung und Grammatik von Arztbriefen

Unterstützung im Bereich Lehre

• Sie behalten den Überblick und regeln ein klares und flexibles Terminmanagement in der Koordination von Klinik und Lehre
• Organisation der studentischen Lehre (u. a. Teilen von Informationen an Studierende, Kommunikation mit dem Dekanat, Erstellung und Ausgabe von Wahlfachscheinen)

Sie sind Ansprechpartner für Studierende

Unterstützung Team

Sie sind die Anlaufstelle für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Sie pflegen die Urlaubsplanung, Krankheitsfalldokumentation

Teilnahme an Teammeeting inkl. Agendamanagement u. Protokollführung

Abwicklung von Bestellungen

• Terminliche Koordination unserer Sprechstunden und unserer Angebote für Patienten und Patientinnen
• Ansprechpartner für Serviceanfragen wie z.B. Hausmeisterarbeiten, Servicedesk (IT)
• Offen für neue Aufgaben und Unterstützung von Projekten und Sonderaufgaben im Team

Was wir Ihnen bieten

Anstellung in Voll und/oder Teilzeit

Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag TV UK (Tarifverträge – AGU Uniklinika) von Entgeltgruppe E5 UK bis Entgeltgruppe E6 UK (Entgelttabelle TV UK.pdf). Die konkrete Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation sowie der auszuübenden Tätigkeit. Die jeweilige Erfahrungsstufe richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.

Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge

Umfassende und strukturierte Einarbeitung

Angenehmes Arbeitsumfeld in kollegialer und aufgeschlossener Atmosphäre

Flache Hierarchien, kurze Kommunikationswege, Mitspracherecht

Arbeitsplatz mit vielseitigen und innovativen Aufgabenbereichen

• Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
• Flexible Arbeitszeiten & mobiles, familienfreundliches Arbeiten gemäß Betriebsvereinbarungen

Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV

Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)

Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen

Das bringen Sie mit

Ausbildung zur Bürokaufrau (w/m/d), Kauffrau im Gesundheitswesen (w/m/d) oder vergleichbaren Abschluss

Wünschenswert ist Berufserfahrung

Sichere EDV-Kenntnisse (Outlook ,Word, Excel, Power Point, SAP)

• Gutes Organisations- und Planungsgeschick mit einer strukturierten, sorgfältigen und systematischen Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Aufgeschlossenheit, hohe Teamfähigkeit und Flexibilität

Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil

Vertragsart: Befristet

Beschäftigungsart: Vollzeit/Teilzeit

• Bewerbung bis: 27.09.2026
• Haben wir Ihr Interesse geweckt?
• Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Mit Profil bewerben

• Nähere Information zur ausgeschrieben Stelle erhalten Sie von:
• Frau Stefanie Stephan
• Assistenz Fachbereich Schwerpunkt Finanzwesen

Fachbereich Integrative Medizin

Tel.: 0731 500-53565

E-Mail: integrative.medizin@uniklinik-ulm.de.

Die Einstellung erfolgt durch die Verwaltung des Klinikums. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.

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