Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Der Kulturkreis der deutschen Wirtschaft im BDI e.V. sucht für die Geschäftsstelle in Berlin ab 1. September 2026 bis 31. Januar 2028 in Vollzeit oder Teilzeit Unterstützung eine Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d).

Für unseren Geschäftsführer suchen wir eine Assistenz, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und dem Geschäftsführer den Rücken für inhaltliche und strategische Arbeit freihält. Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Perspektive einer Verlängerung.

Ihre Aufgaben im Kulturkreis

Koordination und Pflege des Terminkalenders des Geschäftsführers, inklusive vorausschauender Priorisierung

Organisation und Abrechnung von Dienstreisen

• Vorbereitung und organisatorische Begleitung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und internen Besprechungen
• Organisatorische Schnittstelle zu Gremien, Partnern und externen Dienstleistern, etwa bei Terminabstimmung, Logistik, Bewirtung und Empfang
• Klassische Büroorganisation: Korrespondenz, Ablage, Postbearbeitung, Verwaltung und Organisation von Büromaterial- und Arbeitsmittelbeständen

Pflege von Kontaktdaten, Adressverzeichnissen und Wiedervorlagen

• Koordination von Dienstleistern und Lieferanten (z. B. Facility Management, IT, Catering)
• Organisatorische Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Gäste der Geschäftsführung (z. B. Zugänge, Ausstattung)

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion, idealerweise im gemeinnützigen, kulturellen oder unternehmensnahen Umfeld
• Hohe Organisationsfähigkeit, Diskretion und ein sicheres Gespür für Prioritäten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Deutsch verhandlungssicher, Englisch von Vorteil

Sicherer Umgang mit MS Office

Was wir Ihnen bieten

Eine abwechslungsreiche sowie anspruchs- und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Kultur und Wirtschaft in einem hoch motivierten Team

Eine von Wertschätzung und Vertrauen geprägte Unternehmenskultur

Eine offene Organisationskultur mit kurzen Entscheidungswegen im Herzen Berlins nahe dem Humboldt Forum

Flexible Arbeitszeiten, 32 Tage Urlaub (bei Vollzeit), optional 2 Tage Home-Office/Woche

Haben Sie Interesse unser Team zu verstärken?

Dann freuen wir uns über die Zusendung von aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und der Gehaltsvorstellung ausschließlich per E-Mail in einer PDF-Datei an c.vonfritsch@kulturkreis.eu .

Herzlichen Dank für Ihr Interesse am Kulturkreis der deutschen Wirtschaft. Ist kein passendes Angebot für Sie dabei? Wir freuen uns über Initiativbewerbungen, die Sie per E-Mail an info@kulturkreis.eu senden können.

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