Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

#163894

Zu besetzen ab: 01.01.2027

Bewerbungsfrist: 24.09.2026

Befristung: unbefristet

Das Landratsamt Kyffhäuserkreis beabsichtigt zum 01.01.2027 im Dezernat II die Stelle einer

Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

unbefristet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden zu besetzen. Die Vergütung soll nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst erfolgen.

Welche Aufgaben erwarten Sie bei uns?

Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats der Dezernatsleiterin, der Stabsstellen sowie in Vertretung für das Jugendamt und Sozialamt.

Koordination des Schriftverkehrs, der Postbearbeitung, der Terminplanung und der Kommunikation mit Bürgern, Trägern, Institutionen und internen Fachbereichen.

Verwaltung von Akten und Dokumenten einschließlich digitaler Post, Ablage, Archivierung, Digitalisierung sowie Unterstützung der Gremienarbeit.

Organisation administrativer Abläufe, insbesondere Materialbeschaffung, Dienstreisen, Besprechungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsbetriebs.

Informationsweitergabe an die einzelnen Bereiche sowie Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und der Umsetzung von Festlegungen aus Dienstberatungen.

Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Dienstreisen, Besprechungen, Sitzungen und Ausschüssen einschließlich organisatorischer Betreuung, Protokollführung sowie Raumplanung.

Verwaltung des Urlaubsplans sowie Vorbereitung und Ablage der Unterlagen für Beschäftigtengespräche.

Eigenständige Bearbeitung und Verteilung eingehender Beschwerden sowie Erstellung von Reaktionsschreiben bei besonderen Anlässen und Vorkommnissen.

Organisation repräsentativer Termine und Jubiläen in Abstimmung mit der Landrätin und dem Personalamt/Personalrat.

Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit im Dienstgebäude sowie eigenständige Beschaffung fehlender Ausstattungs- und Arbeitsmittel.

Für fachliche Fragen steht Ihnen zur Verfügung: Herr Lutze unter 03632741 - 569

Was erwarten wir von Ihnen?

Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement

Einstellungsvoraussetzungen

Deutschkenntnisse auf dem Niveau mindestens C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)

Hohe Anforderung hinsichtlich Organisationsfähigkeit, Umsichtigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit

Verhaltensneutral im Umgang mit extrem unterschiedlicher Klientel im Ressort Jugend und Soziales

Was bieten wir Ihnen?

flexible und familiengerechte Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit)

30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche) und mögliche zusätzliche Gleitzeittage

tarifliche Jahressonderzahlung

vermögenswirksame Leistungen

eine attraktive betriebliche Zusatzversorgung

alternatives Entgeltanreizsystem (Gutscheinkarte)

Fahrradleasing

betriebliche Gesundheitsförderung

Unterstützung bei der Einarbeitung

sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten

Sollten Sie Interesse an dieser Tätigkeit haben, so freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (mindestens Anschreiben, Lebenslauf sowie alle relevanten Zeugnisse/Zertifikate/Berufsabschlüsse) senden Sie bitte an das

Landratsamt Kyffhäuserkreis

Personalamt

Markt 8

99706 Sondershausen

oder bevorzugt per E-Mail an . Die Dokumente sollen in einem zusammenhängenden PDF-Format vorliegen und die Gesamtgröße von 20 Megabyte nicht überschreiten. Unvollständige Bewerbungsunterlagen können im weiteren Bewerbungsverlauf keine Berücksichtigung finden.