Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Kurzinfo

Arbeitszeit

Teilzeit

Anstellungsdauer

unbefristet

Einstellung zum

nächstmöglichen Termin

Gehaltsspanne

44.500 € - 54.000 €

Einsatzort

27711 Osterholz-Scharmbeck

Der Landkreis Osterholz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Hauptamt eine Mitarbeitende / einen Mitarbeitenden für das

Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Als Teil der Metropolregion Bremen-Oldenburg bietet der Landkreis Osterholz die ideale Balance zwischen urbaner Nähe und ländlicher Ruhe. Hier trifft traditionelle Verbundenheit auf innovatives Denken. Im Vorzimmer des Landrates und der Dezernenten übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle und gestalten mit Ihrer Arbeit den professionellen, serviceorientierten Auftritt der Kreisverwaltung aktiv mit.

Das bieten wir Ihnen:

Eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 22 Wochenstunden

Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TVöD

Ein offenes, kollegiales Team, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden

Arbeitsstandort in fußläufiger Entfernung zum Bahnhof und etwa 15 Minuten Fahrzeit zum Bremer Hauptbahnhof

Betriebliche Zusatzversorgung (VBL), Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Firmenfitness, aktives Gesundheitsmanagement, moderne IT- und Büroausstattung, kostenlose Parkplätze, Fahrradleasing (Dienstrad)

Das sind Ihre Aufgaben:

Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge und Veranstaltungen des Landrates sowie der Dezernenten

Führung der gesamten Korrespondenz, inklusive der Erstellung der erforderlichen Unterlagen

Entgegennahme und Bearbeitung der eingehenden Telefonate

Organisation und Sicherstellung von Rückrufen, Erstellung von Telefonnotizen, Unterlagen, Schriftstücken mit entsprechender Weiterleitung und Zuordnung an zuständige Fachbereiche

Interne und externe Terminprüfung und -koordination einschließlich Führung und Überwachung der Terminplanung

Planung und Organisation regelmäßiger und anlassbezogener Besprechungen und Veranstaltungen

Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besucherinnen, Besuchern und Gästen

Erstellung der Dienstpläne des Vorzimmers

Erledigung der Post, Materialbeschaffung und -verwaltung

Das bringen Sie mit:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Vorzimmerservice im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Organisation

Zeitliche Flexibilität und die Bereitschaft nach einem Dienstplan auch am Nachmittag zu arbeiten

Sehr gute Kenntnisse in moderner Büroorganisation sowie im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)

Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Gästen sowie internen und externen Ansprechpartnern

Teamfähigkeit sowie kooperatives und zuverlässiges Arbeiten im Vorzimmer und mit den Fachbereichen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung unter bis zum 06.09.2026. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung ein Anschreiben, einen tabellarischen Lebenslauf sowie Ihre Zeugnisse bei.

Ihre Fragen beantwortet gerne die Amtsleiterin Frau Greinert,.