Sekretariat der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Sekretariat der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Hybrid 31134 Hildesheim

Entgelt: TVöD-VKA E 6

Teilzeit Unbefristet Wochenarbeitszeit: 30 h

Besetzung zum: nächstmöglich Bewerbungsfrist: 23.08.2026

Bei der Stadt Hildesheim ist im Fachbereich Soziales zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Sekretariat Fachbereichsleitung (m/w/d)

- Entgeltgruppe 6 TVöD -

in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Std. zu besetzen. Wir kommen gerne mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirtschaft und Kultur, Stadtplanung und Stadtentwicklung, Soziales und Jugend, öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Die ausgeschriebene Stelle ist dem Fachbereich Soziales zugeordnet.

Der Fachbereich Soziales hat das Ziel, Menschen in ganz unterschiedlichen Lebenssituationen gezielt zu unterstützen und ggfs. zu fördern. Der Fachbereich gliedert sich in die vier Bereiche: Allgemeine Aufgaben, Flüchtlinge und Wohnungslosenhilfe (50.1); Teilhabe und Rehabilitation (50.2); Pflege, Heimaufsicht und Bildungspaket (50.3) und Grundsicherung (50.4), in denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um die soziale Sicherung in der Stadt Hildesheim kümmern.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers

Posteingang und -ausgang, Betreuung der elektronischen Postfächer

Eigenständige Terminkoordination

Organisation, Begleitung und Protokollführung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Arbeitskreisen, Inhouse

Erledigen von Schreibarbeiten, einschließlich Erstellen von Tabellen und Listen mit Excel

Vorbereitung von Präsentationen in PowerPoint

Bearbeitung der Zeiterfassung für den Fachbereich, Bearbeitung von Krankmeldungen

Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und Fachliteratur

Erstellung, Zusammenfassung und Gestaltung von Berichten, Präsentationen, Stellungnahmen usw.

Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung

Mitwirkung bei der Pflege des Intra- und Internetauftritts des Fachbereichs (zum Beispiel Aktualisierungen vornehmen, neue Beiträge einpflegen)

Zugriffsprofile der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der OE für IT–Anwendungen beantragen und pflegen

Für weitere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen die Fachbereichsleitung Herr Möhle unter der Telefonnummer 05121-301-4201 gerne zur Verfügung.

Ihr fachliches Profil:

Abgeschlossene verwaltende oder kaufmännische Berufsausbildung, in der für die o.g. Tätigkeit erforderliche Kenntnisse vermittelt werden

Das bringen Sie persönlich mit:

Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Verschwiegenheit

Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Verbindliches, freundliches und sicheres Auftreten

Engagierte, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise

Professioneller Umgang mit MS-Office-Programmen, E-Mail– und Terminverwaltungsanwendungen

Gute Umgangsformen

Wir bieten Ihnen:

Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.B. Firmenfitness im Hansefitverbund sowie Fahrrad-Leasing

Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit

Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit

Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz

Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten