Teamassistenz in der Stabsstelle IT und Digitalisierung (w/m/d) (60-100%)

Über uns

Unsere gut 2.100 hauptamtlichen und über 800 ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter engagieren sich Tag für Tag – das christliche Menschenbild vor Augen, den Auftrag unseres Gründers Lorenz Werthmann im Sinn: kompetent, effizient und transparent. Gegliedert in die Bereiche Familien und Bildung, Alter und Soziale Dienste, Arbeit und Berufliche Kompetenzen sowie Wohnen und Beratung leisten wir täglich aufs Neue Beiträge zu einem gelingenden sozialen Leben.

Unsere Stabsstelle der Informationstechnik und Digitalisierung des Caritasverband Freiburg-Stadt e.V betreut rund 1.000 Clients in den rund 90 Diensten und Einrichtungen für Menschen in unterschiedlichen Lebenslagen. Die IT-Infrastruktur umfasst ein eigenes Rechenzentrum, Cloud-Dienste, ein zentrales Firmennetzwerk sowie die Bereitstellung von Anwendungen über Citrix. Gemeinsam mit externen Partnern sorgen wir für einen stabilen Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer IT-Landschaft.

Zur Unterstützung unserer Stabsstelle IT und Digitalisierung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder nach Vereinbarung eine engagierte Teamassistenz (w/m/d) (60-100%).

Ihre Aufgaben

Als Teamassistenz unterstützen Sie die IT-Leitung bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben. Sie schaffen Transparenz, koordinieren Abläufe und tragen dazu bei, dass IT- und Digitalisierungsthemen effizient gesteuert werden.

IT-Office & Assistenz

• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

Unterstützung der IT-Leitung im operativen Tagesgeschäft

IT-Beschaffung, Auftragswesen & Controlling

• Erstellung von Bestellanforderungen und Unterstützung bei der Beschaffung von Hard- und Software
• Anlage, Pflege und Überwachung von IT-Aufträgen und Investitionen
• Unterstützung im IT-Controlling, insbesondere bei Budgetübersichten, Kostenverfolgung und Auswertungen

Vertrags-, Lizenz- und Assetmanagement

Verwaltung und Fristenüberwachung von IT-Verträgen, Wartungsverträgen und Softwarelizenzen

Vorbereitung und Unterstützung bei Lizenzprüfungen und Audits

Pflege und Inventarisierung des IT-Asset-Bestands

IT-Projekt- und Providerunterstützung

• Organisation und Dokumentation von IT-Projekten und Projektbesprechungen
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern

IT-Organisation & Service

Planung und Organisation von Dienstreisen im IT-Bereich

• Pflege von IT-Dokumentationen, Intranet-Inhalten und Anwenderinformationen
• Bearbeitung einfacher Service-Tickets und Koordination von Anfragen

IT-Compliance

Unterstützung bei Compliance-Anforderungen sowie bei der Zusammenstellung erforderlicher Nachweise und Dokumentationen

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im IT-Umfeld oder in einer technischen Organisationseinheit

Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie hohe Service- und Kommunikationsorientierung
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Teams
• Kenntnisse in Ticket-Systemen, Lizenzmanagement oder IT-gestützten Prozessen sind von Vorteil
• Interesse an Digitalisierungsthemen und technischen Zusammenhängen

Wir bieten Ihnen

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zwischen IT, Fachbereichen und externen Dienstleistern
• ein sinnstiftendes und dynamisches Arbeitsumfeld mit Gestaltungsmöglichkeiten
• flexible Arbeitsbedingungen und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten

individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

eine attraktive Vergütung nach den AVR des Deutschen Caritasverbandes

Jahressonderzahlung

• zusätzliche Altersvorsorge über die Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
• 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit)

Hansefit

• JobRad
• Zeitwertkonto

Wissenswertes

• Die Einstellung erfolgt zunächst befristet mit der Option auf Entfristung
• Auf die Unterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern mit Behinderung freuen wir uns besonders

Benjamin Briem

Personalreferent

+49 761 7903 1197

Cornelia Faller

Leitung der Stabsstelle IT und Digitalisierung

+49 761 7903 1188