Büromanagement (m/w/d)

Das Land als Arbeitgeber: Karriere in der Staatskanzlei

Landespolitik hautnah erleben und selbst gestalten: Erfahren Sie mehr über die Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen als Arbeitgeber

Den Ministerpräsidenten begleiten, Gesetze entwerfen, Staatsbesuche organisieren oder den Alltag in der Regierungszentrale gestalten: Das ermöglicht eine Karriere in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen – der „Behörde“ des Ministerpräsidenten. Sie unterstützt ihn bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Ministerien, bei seinen fachlichen Aufgaben und als Repräsentant des Landes. Werden Sie Teil des „Team Staatskanzlei“!

Foto: Land NRW / Martin Götz

„WIR für 18 Millionen“: Unter diesem Motto arbeiten rund 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Hauptsitz der Staatskanzlei im Landeshaus am Düsseldorfer Rheinufer, den Landesvertretungen in Berlin und Brüssel sowie dem Auslandsbüro in Tel Aviv für die Menschen in Nordrhein-Westfalen.

Arbeiten in der Staatskanzlei

Unsere Aufgaben – Vielfältig, spannend, sinnstiftend

Die Staatskanzlei ist die Behörde des Ministerpräsidenten und damit der Ort, an dem die Fäden der Regierungs- und Verwaltungsarbeit zusammenlaufen. Unsere Hauptaufgabe ist es, den Ministerpräsidenten bei der Festlegung und Umsetzung seiner politischen Richtlinien, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes Nordrhein-Westfalen zu unterstützen. Zudem koordinieren wir die Zusammenarbeit der Ministerien nach dem Ressortprinzip.

Die Schwerpunkte unserer Arbeit ergeben sich einerseits aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung und andererseits aus tagesaktuellen, politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. Damit erfüllen wir alles andere als das Klischee einer klassischen Verwaltungsbehörde. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich hier tagtäglich die Chance, gemeinschaftlich an entscheidender Stelle an der Entwicklung Nordrhein-Westfalens mitzuarbeiten.

Unser Arbeitsklima – Offen, kreativ und wertschätzend

Wir legen großen Wert auf eine offene und respektvolle Arbeitskultur. Wir schätzen die Kompetenzen jedes Einzelnen und fördern eine Atmosphäre, in der kreative Ideen und innovative Lösungsansätze entstehen können. Unser Ziel ist es, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das nicht nur herausfordernd, sondern auch erfüllend und spannend ist.

Unsere Benefits

Bei uns arbeiten Sie an der Seite von engagierten Kolleginnen und Kollegen, die täglich ihre Fachkompetenz für die Zukunft des Landes Nordrhein-Westfalen einbringen. Damit das bestmöglich gelingt, haben wir uns dem Ziel verschrieben, ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen, das Platz für kreative Ideen und innovative Lösungsansätze bietet. Dabei setzen wir auf

… eine attraktive Arbeitsstelle

Einen Arbeitsplatz im Herzen des politischen Geschehens der Landesregierung

Eine gesellschaftlich anerkannte und sinnstiftende Tätigkeit

Eine moderne technische Arbeitsplatzausstattung

• Einen sicheren Arbeitsplatz in verlässlichem Rahmen mit Angestellten- oder Beamtenstatus
• Eine Dienststelle mit attraktivem Umfeld, zahlreiche Kantinen in unmittelbarer Nähe und guter Anbindung an den ÖPNV

Ein gutes Arbeitsklima mit vielen Gemeinschaftsangeboten

… Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Flexible Arbeitsmodelle

• Verschiedene Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice oder mobilen Arbeit
• Möglichkeiten zur befristeten und unbefristeten Teilzeitbeschäftigung bis hin zur Beurlaubung mit vollem Rückkehranspruch
• Familienservices in den Bereichen Eltern und Kind sowie Pflegebedürftigkeit von Angehörigen
• Angebote für eine externe Notfallbetreuung von Kindern sowie ein mobiles Kinderzimmer für das Büro

Format „Elterncafé“ für Beschäftigte in Elternzeit

… Gesundheit im Beruf

• Eine gesetzlich verankerte Verpflichtung zur Förderung der Gesundheit der Beschäftigten
• Ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit einem breiten Sport-, Fitness- und Gesundheitsangebot

… Aufstieg- und Entwicklungsmöglichkeiten

Ein umfangreiches und kostenloses Angebot zur Weiterbildung, u.a. an der landeseigenen Fortbildungsakademie

Aktive Förderung von behörden- und landesinterner Rotation

Einstiegsmöglichkeiten

Berufsprofile

Ob Sie gerade ins Berufsleben starten, schon erste Berufserfahrung gesammelt haben oder langjährige Praxiserfahrungen mitbringen – bei uns erwarten Sie vielfältige Einstiegs- und Karrieremöglichkeiten in den Bereichen Verwaltung, Politik, Kommunikation, IT, Recht, Büromanagement und vielen weitere. Wir suchen regelmäßig neue Talente unter anderem für folgende Funktionsgruppen:

Im Bereich des allgemeinen Büromanagements besteht grundsätzlich die Möglichkeit als Teamassistenz oder als Vorzimmerkraft in den Büros der Gruppen- und Abteilungsleitungen oder den Büros der Hausleitung einzusteigen.

Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenzen sind wahre Allrounder und unterstützen in allen Bereichen der Staatskanzlei. Sie nehmen wichtige Aufgaben im Büromanagement wahr, z. B.:

Organisation des Postein- und -ausgangs

Recherchen und Aufbereitung von Informationen

• Verfassen von Korrespondenz und Bearbeitung von Dateien in Word, Excel und PowerPoint
• Besprechungsassistenz (Organisation von Telefon- und Videokonferenzen, Organisation von Sitzungen, Raumreservierungen, Organisation des Caterings, Empfang von Gästen)
• Pflege und Aktualisierung von Datensätzen in diversen Datenbanken

Anforderungsprofil

Idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Büro- oder Sekretariatstätigkeit im büroorganisierenden bzw. kaufmännischen Bereich oder in der öffentlichen Verwaltung

Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021 (Word, Excel, Outlook); idealerweise auch Erfahrung mit Veranstaltungssoftware

Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Entwicklungsmöglichkeiten

Zahlreiche Fortbildungsangebote bei der landesinternen Fortbildungsakademie können kostenlos wahrgenommen werden. Eine berufliche Entwicklung ist entweder über den Vorzimmerdienst oder über gezielte Qualifizierungsmaßnahmen innerhalb der Laufbahngruppe bis Entgeltgruppe 9a TV-L möglich.

Verdienst

Entgeltgruppe 6 TV-L

Vorzimmerkraft (m/w/d)

Beschäftigte im Vorzimmerdienst unterstützen die Führungskräfte der Staatskanzlei, darunter Gruppen- und Abteilungsleitungen, die Staatssekretärs- und Ministerebene, sowie den Ministerpräsidenten. Neben Aufgaben, die auch im Teamassistenzbereich anfallen, kümmern sie sich um klassische Sekretariatsaufgaben wie z. B.

Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten

Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Ausgangs

Terminmanagement

• Besprechungsmanagement (Zusammenstellen von Besprechungsunterlagen und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen)
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und Terminen

Anforderungsprofil

Idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Büro- oder Sekretariatstätigkeit im büroorganisierenden bzw. kaufmännischen Bereich oder in der öffentlichen Verwaltung

Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021(Word, Excel, Outlook); idealerweise auch Erfahrung mit Veranstaltungssoftware

Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Die Anforderungen für Vorzimmerkräfte entsprechen denen der Teamassistenz. Für Einsätze in den höheren Leitungsebenen ist allerdings eine höhere Flexibilität in der Arbeitszeit erforderlich.

Entwicklungsmöglichkeiten

Eine Entwicklung auf vergleichbar bewertete Arbeitsplätze außerhalb des Vorzimmerdienstes – in die sog. weitere Mitarbeit -erfordert ein mehrjähriges Erfahrungswissen. Zudem steht mit dem Erwerb einer verwaltungsorientierten Qualifizierung auf Fachhochschul- bzw. Bachelorniveau grundsätzlich auch der Weg in die Sachbearbeitungsebene offen.

Verdienst

Die Eingruppierung hängt für Vorzimmerkräfte von der Führungsebene ab, für die sie tätig werden. Entgeltgruppe 8 bis Entgeltgruppe 9b TV-L

Sachbearbeitung (m/w/d)

Sachbearbeitungen werden in allen Bereichen der Staatskanzlei gebraucht und können innerhalb ihrer Ebene vielfältig eingesetzt werden. Sie sind die fachlichen Ansprechpersonen in ihrem Themengebiet. Die Themen und Aufgaben variieren je nach Abteilung. Dazu gehören beispielsweise Sport, Europa und Internationales, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit oder klassische Verwaltungsaufgaben wie Personal, Organisation oder Haushalt.

Tätigkeitsprofil

Aufbereitung von Voten, Briefentwürfen und Vermerken

Inhaltliche Vorbereitung von Terminen für die Staatssekretärsebene, für Minister oder den Ministerpräsidenten

Rechercheaufgaben

• Beantwortung und Bearbeitung von Anfragen
• Bearbeitung von Anträgen
• Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln
• Administrative Rolle für das eigene Sachgebiet

Anforderungsprofil

• Fachhochschul- / Bachelorstudium bzw. vergleichbare Qualifikation
• Kommunikationskompetenz, Kooperationskompetenz und eine schnelle Auffassungsgabe

Flexibilität für den Einsatz in verschiedenen Bereichen

Verdienst

• Im Angestelltenverhältnis: EG 9b bis EG 12 TV-L
• Als Beamtin bzw. Beamter: A 9 bis A 13 Landesbesoldungsgesetz

Entwicklungsmöglichkeiten

Berufsanfänger werden grundsätzlich als Angestellte in EG 9 b eingestellt und können sich bis zur EG 12 weiterentwickeln. Bei einer unbefristeten Einstellung ist zudem eine Verbeamtung (im Eingangsamt A 9) und damit perspektivisch eine Besoldung bis zur Gruppe A 13 LBesO A NRW möglich. Im Laufe des Berufslebens ist mit dem Erwerb eines Masterabschlusses auch der Wechsel in die nächsthöhere Laufbahn der Referentin/ des Referenten möglich.

Referentin bzw. Referent (m/w/d)

Referentinnen und Referenten sind Expertinnen und Experten in ihrem jeweiligen Fachgebiet. Als solche sind sie in allen Abteilungen und Bereichen der Staatskanzlei beschäftigt. Die Bandbreite der Fachgebiete reicht bspw. von der klassischen Personal- oder Pr