Front Office Mitarbeiter:in (m/w/d)

Stelle: Front Office Mitarbeiter:in (m/w/d) Ort: Felleshus/Gemeinschaftshaus der Nordischen Botschaften, Rauchstr. 1, 10787 Berlin Art der Beschäftigung: 80% einer Vollzeit, Zwei-Jahres-Vertrag mit Option auf Verlängerung Anfangsdatum: Mitte/Ende Januar 2026 Bewerbungsfrist: 23.11.2025

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Im Gemeinschaftskomplex der Nordischen Botschaften in Berlin befinden sich die Botschaften Dänemarks, Finnlands, Islands, Norwegens und Schwedens. Das Gemeinschaftshaus der Nordischen Botschaften, das Felleshus, vereint Sicherheits-, Arbeits- und Repräsentationsfunktionen aller fünf Botschaften unter einem Dach und ist der Öffentlichkeit täglich zugänglich. Das Felleshus hat circa 90.000 Besucher:innen jährlich und bietet jedes Jahr 4–6 verschiedene nordische Ausstellungen, 450 kulturelle und wirtschaftliche Veranstaltungen, eine nordische Kantine sowie eine Kaffebar.

Für unser Team im Felleshus der Nordischen Botschaften suchen wir eine strukturierte und kommunikative Person. Du ergänzt unser Team aus drei Mitarbeiter:innen am Front Office auf Augenhöhe. Durch die hohe Sichtbarkeit, die diese Stelle mit sich bringt, spielst Du eine zentrale Rolle für unsere Gäste und Besucher:innen sowie für die Botschaftsmitarbeiter:innen.

Zu den sehr vielseitigen Aufgaben gehören unter anderem

• • Besuch, Lieferungen und Firmen anmelden, zuordnen und weiter durch die Botschaftsanlage leiten
• • Vorbereitung und Koordination von Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Botschaften und deren Partnern sowie die selbständige Einplanung und Beauftragung externer Servicefirmen bei Veranstaltungen
• • Planung und Koordinierung der Belegung der Veranstaltungsräume und Raumreservierungen • Statistiken führen • die Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten • Pflege und Aktualisierung der Homepage der Nordischen Botschaften sowie des Intranets
• Deine Aufgabe ist es zudem, jederzeit die allgemeine Lage im Haus im Auge zu behalten und bei eventuellen Unregelmäßigkeiten entsprechend zu handeln.

WIR ERWARTEN

• Belastbarkeit, eine vorausschauende Arbeitsweise, Selbständigkeit und die Fähigkeit, sich in einem stressigen Arbeitsumfeld zurechtzufinden

• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten • Eine besonders ausgeprägte Integrität und Loyalität • Gewissenhaftigkeit, Konzentration und ein hohes Maß an Flexibilität

Nordische Botschaften | Felleshus | Gemeinschaftshaus Rauchstr. 1 | 10787 Berlin | Tel: +49 (0)30 50 50-0 | info@nordischebotschaften.org | www.nordischebotschaften.org

• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in einer nordischen Sprache sowie Deutsch und Englisch

• Mehrjährige Arbeitserfahrung – gerne in einem der Nordischen Ländern – im beschriebenen Aufgabengebiet

• Abgeschlossenes Studium/Berufsausbildung in einem relevanten Bereich • Gute Kenntnisse der MS Office-Programme WIR BIETEN: • Ein abwechslungsreiches und unterstützendes Arbeitsumfeld in den Nordischen Botschaften • Einen internationalen Arbeitsplatz, der Wert auf Respekt, Fairness, gegenseitige

Wertschätzung, Wohlbefinden und Inklusion legt Bitte sende Deine Bewerbungsunterlagen – Anschreiben, Lebenslauf, relevante Referenzen und Nachweise über relevante Ausbildungen – in einem Dokument zusammengefasst bis zum 23.11.2025 an work@nordischebotschaften.org. Bei Fragen wende Dich gern an das Front Office, info@nordischebotschaften.org, Telefon +49-(0)3050 50 0.

Nordische Botschaften | Felleshus | Gemeinschaftshaus Rauchstr. 1 | 10787 Berlin | Tel: +49 (0)30 50 50-0 | info@nordischebotschaften.org | www.nordischebotschaften.org