Verwaltungsassistent Referat Lehre (m/w/d)

Verwaltungsassistent Referat Lehre (m/w/d) (1234)

Einrichtung: Verwaltung Medizinische Fakultät, Referat Lehre

• Anstellungsart: Befristet für 3 Monate
• Arbeitsdauer: Teilzeit (20,00h)

Arbeitsbeginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vergütung: TV-L 8

Über uns - die Medizinische Fakultät

Die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig gehört mit ihrer über 600jährigen Tradition zu den größten Forschungseinrichtungen der Region Leipzig. Mit über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist sie die größte von insgesamt 14 Fakultäten der Universität Leipzig und dient als Ausbildungsstätte für ca. 3.500 Studierende der Human- und Zahnmedizin sowie der Pharmazie und Hebammenkunde.

Die Aufgaben

• Unterstützung der Koordinationstätigkeiten für den Studiengang „Lehramt Gesundheit und Pflege“ in enger Zusammenarbeit mit der Leitung Referat Lehre
• Unterstützung der Semesterplanung; Korrespondenz mit Professor: innen und Fachgebieten
• Unterstützung der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Kursen in der Lehre

Terminkoordination, Ladung und Protokollierung der Sitzungen

Gestaltung von Präsentationen für universitäre Veranstaltungen

• Mithilfe bei der Organisation der Studien- und Prüfungsangelegenheiten
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen

Unterstützung des internen Qualitätsmanagements

Interne Prozess- und Verfahrensdokumentation

Unterstützung der systematischen Erfassung von Daten und Befragungen

Eigenverantwortliche Verwaltungsaufgaben

Bearbeitung von Postein- und -ausgang; Postbuch führen; Botengänge

Bearbeitung von Anfragen von Studierenden und Lehrenden

• Interne und externe Terminkoordination und telefonischer Erstkontakt Referat Lehre
• Systematische Pflege, Ablage und Archivierung von Akten und Dokumenten aller Art
• Jährliche Inventur; systematische Inventarisierung; verantwortlich für das Lager

Vorbereitung von Schreiben, Serienbriefen und Formularen

• Verwaltung von Bestellungen
• Dienstreiseorganisation und –abrechnung
• Informationsweitergabe (Homepagepflege, Rundmails, etc.)

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement/ Bürokommunikation (m/w/d) bzw. zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder mindestens gleichwertige, einschlägige Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise an einer Hochschule oder einem vergleichbaren Umfeld der Lehrverwaltung, ist wünschenswert
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
• Kenntnisse TYPO 3 oder vergleichbarer Content-Management-Systeme wünschenswert
• sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise

Serviceorientierung, sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten, überzeugende organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten

Das bieten wir Ihnen

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (MDV-JobTicket)

So bewerben Sie sich

Bitte bewerben Sie sich jetzt bis zum 05.11.2026 auf diese Stelle in unserem Bewerberportal.

Ihre Ansprechperson

• Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilt Frau Astrid Ilgenstein (E-Mail-Adresse: bewerbung-mf@medizin.uni-leipzig.de).
• Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung entsprechende Nachweise bei.
• Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund gesetzlicher Regelungen nur Bewerber:innen einstellen können, die über die Immunität gegen Masern verfügen. Die entsprechenden Nachweise müssen von Ihnen vorgelegt werden.
• Hinweise zum Datenschutz finden Sie unter: Datenschutz