Koordinator der Institutsdirektorin (m/w/d)

#165708

Zu besetzen ab: 01.04.2027

Bewerbungsfrist: 23.11.2026

Befristung: unbefristet

Willkommen am Institut für Physikalische und Rehabilitative Medizin (IPRM) des Universitätsklinikums Jena. Hier treffen medizinische und therapeutische Expertise, Forschung und Lehre aufeinander. Ärzt:innen, Sport- und Bewegungswissenschaftler:innen sowie Physio- und Ergotherapeut:innen arbeiten interprofessionell zusammen – ambulant, tagesklinisch und stationär.

Dass hier nicht nur Patient:innen in Bewegung gebracht werden, zeigt auch der Blick hinter die Kulissen: 2026 erhielt das IPRM den erstmals verliehenen Weiterbildungspreis des Jungen Forums PRM. Das Team hatte seine 36-monatige ärztliche Weiterbildung gemeinsam unter die Lupe genommen, Ideen gesammelt und konkrete Verbesserungen umgesetzt – von strukturierten Fortbildungen über Hospitationen bis hin zu täglichen Fallbesprechungen. Gemeinsam besser werden ist hier also nicht nur eine schöne Idee, sondern ausgezeichnete Praxis.

Und mittendrin: Institutsdirektorin PD Dr. med. habil. Christina Lemhöfer. Ihre Beschreibung der Zusammenarbeit? Eng, wertschätzend und auf Augenhöhe. Ein Du für alle, kurze Wege, offene Türen – und die Überzeugung, dass gute Ideen nicht an Hierarchien scheitern sollten. Zwischendurch bleibt Zeit für einen Kaffeeplausch. Danach werden wieder zehn Bälle gleichzeitig in die Luft geworfen.

Gesucht wird mehr als Organisationstalent: eine Persönlichkeit, die den Überblick behält, Zusammenhänge erkennt und aus vielen parallelen Themen ein funktionierendes Ganzes macht. Werden Sie Teil eines Teams, das vorausschauend denkt, pragmatisch handelt und sich gegenseitig den Rücken freihält. Eigenständigkeit, Freude an enger Zusammenarbeit und eine gute Portion Humor sind dabei ebenso willkommen wie die Fähigkeit, auch im sechsten Gang souverän zu bleiben.

Und falls Sie sich fragen, welche Schokolade als kleine Konstante im Kühlschrank bevorzugt wird: Das wäre vermutlich eine der Fragen, die sich bei einem gemeinsamen Austausch klären lässt.

Das sind Ihre Aufgaben

Termine und Abläufe vorausschauend koordinieren: Sie steuern den Kalender der Institutsdirektorin eigenständig. Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen bringen Sie sinnvoll zusammen und behalten Prioritäten, Überschneidungen sowie kurzfristige Änderungen im Blick.

Informationen bündeln und Entscheidungen vorbereiten: Die interne und externe Korrespondenz auf Deutsch und bei Bedarf auf Englisch gehört ebenso dazu wie die Sichtung eingehender Post und Anfragen. Sie bereiten Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Berichte vor, dokumentieren Besprechungsergebnisse und verfolgen vereinbarte Maßnahmen, Beschlüsse und Fristen zuverlässig nach.

Schnittstellen und Zusammenarbeit organisieren: Im Austausch mit medizinischen, therapeutischen, wissenschaftlichen und administrativen Bereichen sowie externen Kooperationspartnern sorgen Sie für abgestimmte Informationsflüsse. Auch Vertrags- und Kooperationsangelegenheiten, die Vorbereitung von Unterlagen und die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen gehören dazu. Der Empfang und die Betreuung interner und externer Gäste ergänzen diesen Bereich.

Krankenversorgung, Forschung und Lehre organisatorisch begleiten: Sie unterstützen die Institutsdirektorin bei den vielfältigen organisatorischen und akademischen Belangen des Instituts – von Promotions- und Habilitationsangelegenheiten bis zur Mitwirkung an Drittmittelprojekten, Berichten, Antragsunterlagen und medizinischen Schriftstücken.

Wissenschaftliche Veranstaltungen auf den Weg bringen: Meetings, Symposien, Kolloquien und Fortbildungen werden von Ihnen organisatorisch vorbereitet und begleitet. Dabei koordinieren Sie die erforderlichen Rahmenbedingungen und behalten die Details im Blick.

Abrechnungs- und Budgetvorgänge bearbeiten: Sie bereiten die monatlichen Abrechnungen stationärer und die vierteljährlichen Abrechnungen ambulanter privatärztlicher Fälle sowie der Berufsgenossenschaftsleistungen zur Weiterleitung an die zuständigen Abrechnungspartner vor. Hinzu kommen Aufgaben rund um Beschaffung, Rechnungen und Budgets.

Personal- und Sekretariatsprozesse koordinieren: Von der Vorbereitung und Koordination von Auswahlgesprächen über das Onboarding bis zur Unterstützung bei Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterentwicklung reicht Ihr organisatorischer Beitrag. Darüber hinaus koordinieren Sie Aufgaben und Vertretungen im Direktionssekretariat und Funktionsdienst und unterstützen bei Urlaubsplanung, Krankmeldungen sowie der Pflege von Arbeitszeit- und Abwesenheitsübersichten.

Administrative Strukturen weiterentwickeln: Qualitätsmanagement-Dokumentationen, Telefonverteiler, Schlüssel, Thoska-Zugangsprofile und IT-Berechtigungen behalten Sie zuverlässig im Blick. Gleichzeitig bringen Sie eigene Ideen ein, um Verwaltungs- und Arbeitsabläufe im Rahmen Ihrer Zuständigkeiten sinnvoll weiterzuentwickeln.

Darauf kommt es uns an

Eine passende berufliche Grundlage: Eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte, bildet Ihre Basis. Eine vergleichbare Qualifikation ist ebenfalls willkommen.

Erfahrung in einem anspruchsvollen Organisationsumfeld: Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich – idealerweise im Gesundheitswesen, Krankenhaus, Hochschul- oder Wissenschaftssystem oder in der Direktions- beziehungsweise Geschäftsleitungsassistenz.

Sicherheit im Umgang mit medizinischen Themen: Medizinische Fachterminologie ist Ihnen vertraut. Sie können entsprechende Informationen sicher einordnen und verstehen, warum im klinischen Umfeld präzise Kommunikation und sorgfältige Dokumentation besonders wichtig sind.

Sehr gute Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch beherrschen Sie in Wort und Schrift auf mindestens C1-Niveau.

Digitale Souveränität: Mit MS Office arbeiten Sie sicher. Kenntnisse der im Krankenhaus eingesetzten IT-Systeme sind von Vorteil.

Organisationstalent mit Prioritätengefühl: Komplexe Abläufe und mehrere parallel laufende Vorgänge bringen Sie nicht aus dem Konzept. Sie planen vorausschauend, erkennen Handlungsbedarf und setzen Prioritäten selbstständig.

Kommunikationsstärke und Diskretion: Sie treten souverän auf, stimmen sich mit unterschiedlichen Berufsgruppen sicher ab und gehen verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen sowie Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen um.

Eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise: Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben, behalten offene Punkte im Blick und arbeiten zuverlässig auch dann, wenn sich Anforderungen kurzfristig verändern.

Wir bieten noch mehr

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Persönlichkeiten – verbunden durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und den gemeinsamen Auftrag, die Versorgung am UKJ zu unterstützen.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E8 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
• Kennziffer: 300/2026
• Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.

Universitätsklinikum Jena

• Am Klinikum 1
• 07747 Jena

Ansprechpartner: Frau Diana Riedel

Diana.Riedel@med.uni-jena.de