Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung

NEU

Vollzeit

Sekretariat / Verwaltung

• Die Zentrale Verwaltung sucht für das gemeinsame Sekretariat der Prorektorin für Internationalisierung und Nachhaltigkeit und der Prorektorin für Universitätskultur ein Organisationstalent. Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung
• Bewerbungsfrist: 9. November 2026
• Veröffentlichungsdatum: 26. Oktober 2026
• Eintrittstermin: 1. Januar 2027

Arbeitsumfang: Vollzeitstelle

Kennziffer: 00005250

Beschreibung

In dieser Position leisten Sie innerhalb eines motivierten Teams einen wichtigen Beitrag zum Erfolg der Universität Freiburg.

Zu den Aufgaben gehören

Strategische Kalender- und Terminsteuerung: Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination komplexer Terminkalender sowie die Priorisierung von Anfragen; Vorbereitung und Aufbereitung relevanter Entscheidungsgrundlagen sowie fachliche Zusammenstellung notwendiger Unterlagen.

Fachliche Unterstützung der Gremienarbeit: Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen, insbesondere die konzeptionelle Erstellung und redaktionelle Überarbeitung von Tagesordnungen sowie Präsentationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.

Event- und Projektmanagement: Ganzheitliche Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Events; Verantwortung für das gesamte Einladungsmanagement sowie die professionelle Betreuung und Koordination nationaler und internationaler Gäste.

Reisemanagement: Eigenständige Organisation, Administration und Kostenoptimierung von nationalen und internationalen Dienstreisen unter Berücksichtigung individueller Rahmenbedingungen.

Stakeholder-Management & Korrespondenz: Professionelle, eigenständige schriftliche und mündliche Kommunikation sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache ggf. auch in französischer Sprache.

Operatives Office Management & Budgetkontrolle: Steuerung des Office Managements, einschließlich der strategischen Beschaffung, der Budgetüberwachung sowie der Erstellung und Prüfung von fachspezifischen Dokumenten, Rechnungen, Druckvorlagen und Formularen.

Content-Management & Redaktion: Verantwortung für die Pflege und inhaltliche Weiterentwicklung der Websites sowie das selbstständige Verfassen, Editieren und Publizieren redaktioneller Texte in deutscher und englischer, ggf. auch in französischer Sprache.

Anforderungsprofil

• eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in, als Verwaltungsfachangestellte*r oder als Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation
• nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung im komplexen Büromanagement, vorzugsweise im Hochschulkontext, zur eigenständigen Bewältigung der Aufgabenstellungen
• strukturierte, sorgfältige, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierung und entsprechende Kommunikationskompetenz
• kompetenter Umgang auch mit hohem Arbeitsaufkommen, gutes Zeitmanagement
• Deutschkenntnisse (Niveau C2) und Englischkenntnisse (Niveau B2) sind erforderlich; wünschenswert sind zudem Französischkenntnisse
• Sensibilität im Umgang mit Themen, die Vertraulichkeit und den Schutz persönlicher Daten und Informationen erfordern

routinierter Umgang mit Office Programmen (Outlook, Word, Excel)

Wir bieten

• eine umfassende Einarbeitung mit Einarbeitungsplan und Betreuung durch eine*n Pat*in;
• eine abwechslungsreiche und qualitativ anspruchsvolle Tätigkeit mit Einblicken in spannende und vielfältige Themenfelder an zentralen Stellen der Universität;
• Mitarbeit in einem dynamischen und serviceorientierten Team mit einem kollegialen Arbeitsumfeld;
• flexible Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice, familien- und pflegefreundliche Arbeitszeiten;
• einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mitten im Herzen von Freiburg;
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten;
• JobTicket BW;
• Hansefit;

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

• Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich am 11.11.-12.11.16 stattfinden.
• Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Bewerbung

• Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00005250 bis spätestens 9. November 2026. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:
• Universität Freiburg Prorektorat für Internationalisierung und Nachhaltigkeit Postfach z.Hd. Saskia Stark-Ewing 79085 Freiburg
• Für nähere Informationen steht Ihnen Saskia Stark-Ewing unter Tel. +49 761 203-95406 oder E-Mail saskia.stark-ewing@zv.uni-freiburg.de zur Verfügung.