Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d)

10117 Berlin

Vollzeit

• Link: https://futurium.de/ (CompanyWebsite)
• Branche: Kunst, Unterhaltung & Freizeit (CompanyIndustry)
• Stellenbeschreibung
• Anstellungsart
• Vollzeit

Arbeitsort

10117 Berlin

Leistungen

• Aus der vollständigen Stellenbeschreibung
• Jahressonderzahlung
• Weiterbildungsprogramme
• Betriebliche Altersvorsorge
• Homeoffice-Möglichkeit
• Jobticket

Vollständige Stellenbeschreibung

Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wie wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs. Bisher konnten über 2,3 Millionen Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.

Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt), deutsche Wissenschaftsorganisationen, forschende Unternehmen sowie wissenschaftsfördernde Stiftungen sind.

Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d).

Die Aufgaben im Wesentlichen

Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung, einschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice

Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz

Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen

Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung

• Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen, einschließlich Einladungs- und Unterlagenversand
• Koordination und Buchung von Dienstreisen für die Kaufmännische Geschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach dem Bundesreisekostenrecht

Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft

Pflege der Adressdatenbank

Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial

Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung von Unterlagen

Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums

• Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nach Bundesreisekostenrecht
• Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondere Kommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination

Sachliche Prüfung von Rechnungen

Unterstützung bei allgemeinen Veraltungsaufgaben

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännische beziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- und Sekretariatsorganisation
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen, Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungsverfahren
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten
• Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Kommunikation
• Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sich kurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten
• Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oder Bewerbungsverfahren ist von Vorteil

Was wir bieten

Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung

Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team

Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung

Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund

Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund

30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.

Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung

Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr

Bezuschussung eines VWL-Vertrages

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk.Bund und Bundestagssport

Die regelmäßige durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die tatsächliche Arbeitszeit (Arbeitstage sowie die entsprechenden Arbeitszeiten pro Tag) wird gemeinsam festgelegt. Teilzeittätigkeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD, Tarifgebiet Ost.

Die Bewerbungsfrist für die ausgeschriebene Position endet am 31.08.2026. Zur Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen verwenden Sie einfach den folgenden Link zu unserem Bewerbungsportal.

Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir begrüßen die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Bei Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6 Monaten ab Absageschreiben gelöscht.

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