Assistenz Der Geschäftsführung (m/w/d)

Der Zoologische Garten Rostock ist der größte Zoo an der deutschen Ostseeküste.

Als modernes Natur- und Artenschutzzentrum gehört er mit jährlich ca. 500.000 Besucherinnen und Besuchern zu den führenden Bildungs- und Freizeiteinrichtungen in Mecklenburg-Vorpommern. Eingebettet in eine einzigartige Parklandschaft werden hier ca. 6.500 Tiere aus 500 verschiedenen Tierarten gepflegt. Ein engagiertes Team aus rund 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sorgt dafür, dass der Zoo Rostock ein besonderer Ort für Menschen, Tiere, Bildung sowie Natur- und Artenschutz ist.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Büroorganisation in Vollzeit.

Ihre Aufgaben

Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsführerin

Führung des Terminkalenders der Geschäftsführerin

Zuverlässige Terminplanung und -koordination

Führung des Wiedervorlagesystems sowie Überwachung und Nachverfolgung von Fristen und Rückmeldeterminen

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs des Unternehmens

Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen und Informationen

• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Schriftstücken, Übersichten und Präsentationen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen
• Organisation und Betreuung von Gästen sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern
• Sicherstellung der Bewirtung bei Besprechungen und Veranstaltungen

Organisation des Bürobedarfs für das Büro der Geschäftsführerin

Bearbeitung Eingangsrechnungen der Geschäftsführung

Organisation von Dienstreisen

• Pflege von Ablage- und Dokumentationssystemen sowie von Adress- und Kontaktdaten
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen des Aufsichtsrates und der Gesellschafterversammlung
• Weiterleitung von Informationen und Unterlagen an die zuständigen Stellen
• Sicherstellung eines gepflegten, gut organisierten und einladenden Umfeldes im Büro der Geschäftsführung
• Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im unmittelbaren Umfeld der Geschäftsführung

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau oder eine vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Tätigkeit
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zuverlässig zu koordinieren

Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation

Gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen

Ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten

Hohe Loyalität gegenüber der Geschäftsführung

• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Flexibilität und die Bereitschaft, bei Bedarf auch kurzfristig organisatorische Aufgaben zu übernehmen
• Ein gutes Gespür für die Anforderungen des Büroalltags und die Bereitschaft, Aufgaben pragmatisch und eigenständig anzugehen

Wir bieten

Einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag

Ein leistungsgerechtes und attraktives Gehalt

• 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie zusätzliche Freistellungen bei besonderen privaten Anlässen
• Zuwendungen für langjährige Betriebszugehörigkeit und zu persönlichen Ereignissen

Einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen

Zoo-Jahreskarten für Sie und Ihre im Haushalt lebenden Familienmitglieder

Ermäßigungen in der Zoo-Gastronomie und den Zoo-Shops

Bike-Leasing und hervorragende Erreichbarkeit mit dem Fahrrad über gut ausgebaute Radwege

Einen kostenfreien Parkplatz direkt vor Ort

Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem einzigartigen zoologischen und naturschutzfachlichen Umfeld

Jetzt bewerben

Sie sind ein Organisationstalent, koordinieren gerne Termine und sorgen dafür, dass auch bei vielen unterschiedlichen Anforderungen alles gut ineinandergreift? Sie haben Freude daran, Gäste und Ansprechpartner freundlich und professionell zu empfangen und einen gut organisierten Büroalltag zu gewährleisten? Sie arbeiten diskret, zuverlässig und vorausschauend und schätzen eine enge und wertschätzende Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive vorhandener Arbeitszeugnisse mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung bis zum 06.11.2026

per E-Mail an

• bewerbungen@zoo-rostock.de
• (Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in komprimierter Form in einem zusammengefügten PDF-Dokument.)

oder per Post an

Zoologischer Garten Rostock gGmbH

Personalabteilung

• Rennbahnallee 21
• 18059 Rostock