Mitarbeiter/-in Vorzimmerdienst (m/w/d)

Brandenburg an der Havel

• Festanstellung, Vollzeit
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Vollständige Stellenbeschreibung

• Bei der Stadt Brandenburg an der Havel ist im Geschäftsbereich des Bürgermeisters zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle
• - in Vollzeitbeschäftigung mit einem Entgelt nach Entgeltgruppe 6 TVöD -
• unbefristet zu besetzen.

Ihnen obliegen insbesondere folgende Aufgaben

Führung des Terminkalenders sowie Koordinierung der Termine

Postbearbeitung

Annahme, Vorlage und Weiterleitung der Unterschriftsmappen aus den

Organisationseinheiten des Geschäftsbereiches

Entgegennahme von Telefonaten und Erteilung von Auskünften

Einholen von Informationen für den Bürgermeister

• Erledigung von Schreibarbeiten und Protokollaufgaben nach Weisung
• Zusammenstellung von Unterlagen für den Bürgermeister (z.B. für die Beigeordnetenberatung) bzw. die Organisationseinheiten des Geschäftsbereiches
• Regulierung des Publikumsverkehrs, Erledigung persönlicher und telefonischer

Anfragen/ Auskünfte

Planung, Vorbereitung und Koordinierung von Terminen, Dienstberatungen, Sitzungen und Besprechungen des Bürgermeisters

Besucherempfang und Bewirtung

Ablageführung und Archivierung des Schriftgutes nach Aktenplan

eigenverantwortliche Büromaterialbewirtschaftung

Einordnen von Ergänzungstexten in Gesetzessammlungen und Aktualisierung sonstiger

Inventarisierung

Abwicklung von Reisekostenabrechnungen und Abrechnungen zu Aus- und Fortbildungen sowie Führung entsprechender Übersichten

Welche Mindestqualifikationen werden von Ihnen erwartet

• Befähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst, abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder
• abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann, Fachangestellter für Bürokommunikation, Kaufmann für Bürokommunikation oder Facharbeiter für Schreibtechnik

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen

termingerechtes Arbeiten, auch unter Zeitdruck

Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick

sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit, gute

Umgangsformen, Einfühlungsvermögen

ausgeprägtes Serviceverständnis im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern/-innen

absolute Loyalität und Verschwiegenheit

Belastbarkeit, Konfliktfähigkeit

hohe Einsatzbereitschaft, auch gelegentlich außerhalb der üblichen Arbeitszeiten

Erfahrungen in der Arbeit öffentlicher Verwaltungen

sicherer Umgang in den gängigen MS-Office-Anwendungen

Kenntnisse zum Bundesreisekostenrecht

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Kopien der beruflichen Abschlusszeugnisse, Referenzen, Beurteilungen, Zeugnisse) unter Angabe der Kennziffer EA 85/2026 bis spätestens 26.10.2026 ausschließlich elektronisch, bevorzugt über unser Onlinebewerberportal unter www.stadt-brandenburg.de/bewerbungsformular , ein. Alternativ ist eine Bewerbung per E-Mail an personalverwaltung@stadt-brandenburg.de möglich. Bewerbungen in Papierform oder per Fax können leider nicht berücksichtigt werden.

Gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird auf die allgemeine Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Brandenburg an der Havel gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 DSGVO sowie auf die ergänzende Information zur Verarbeitungstätigkeit von personenbezogenen Bewerber- und Beschäftigtendaten, welche unter www.stadt-brandenburg.de/karriere/datenschutz abrufbar sind, verwiesen.

Bewerber, die ihre Unterlagen per o. g. E-Mail bei der Stadtverwaltung einreichen möchten, werden gebeten, die auf der o.g. Internetseite verfügbare Einwilligungserklärung der Bewerbung beizufügen.

Anerkannte Schwerbehinderte oder diesen gleichgestellten behinderten Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.

Rückfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung werden unter der Rufnummer 03381/581113 beantwortet. Im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren anfallende Kosten werden nicht erstattet.

Nähere Informationen zur Stadt Brandenburg an der Havel können der Internetseite der Stadt Brandenburg an der Havel entnommen werden.