Beschäftigte*n (m/w/d) im Sekretariatsbereich

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Job-ID: J000000654

Art der Anstellung: Teilzeit

Auslastung: 50%

Einsatzort: Düsseldorf

• Startdatum: 01.10.2026
• Veröffentlicht: 07.08.2026
• Bewerben bis: 06.09.2026
• Entgeltgruppe: EGr. 8 TV-L
• Organisationseinheit: Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät

Tätigkeitsbereich: Andere

Aufgabenschwerpunkte

allgemeine Sekretariatsaufgaben wie (internationaler) Schriftwechsel, Terminplanung und Büroorganisation

Empfang und Betreuung in- und ausländischer Gäste

Ansprechpartner*in für Studierende und Verwaltungsmitarbeiter*innen

Mithilfe bei der Organisation des Studienbetriebs

Budgetverwaltung der Abteilung

• vorbereiten von Einstellungs- und Verlängerungsanträgen für die Weiterleitung an das Personaldezernat
• Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Kongressen sowie bei laufenden Forschungsprojekten und bei der Antragstellung neuer Projekte

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Beruf; alternativ einen Hochschulabschluss mit mehrjähriger entsprechender Berufserfahrung im kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Bereich
• gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie der Internetkommunikation
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Erfahrung in der onlinebasierten Mittelverwaltung bzw. Drittmittelverwaltung
• sicherer Umgang mit Prüfungs- und Studienordnungen sowie mit E-Learning-Software

Flexibilität, Belastbarkeit, Sorgfalt und Teamfähigkeit

soziale Kompetenz im Umgang mit Studierenden, Mitarbeiter*innen und Kooperationspartnern

Unser Angebot

einen unbefristeten, zukunfts- und standortsicheren Arbeitsplatz

eine interessante, vielseitige und durch Ihr persönliches Engagement zu gestaltende Aufgabe in Düsseldorf

Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie

• attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Unsere Benefits
• Betriebliche Altersvorsorge
• Gute Verkehrsanbindung
• Kostenfreie Parkplätze
• Flexible Arbeitszeit
• Jahressonderzahlung
• Tarifgebundene Bezahlung
• Teilzeit möglich

Zahlung vermögenswirksamer Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge; Gute Verkehrsanbindung; Kostenfreie Parkplätze; Flexible Arbeitszeit; Jahressonderzahlung; Tarifgebundene Bezahlung; Teilzeit möglich; Zahlung vermögenswirksamer Leistungen

Über uns

Das Institut für Physikalische Chemie deckt die gesamte Breite der Physikalischen Chemie in Lehre und Forschung ab.

Die Heinrich-Heine-Universität vertritt das Prinzip „Exzellenz durch Vielfalt“. Sie hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und erfolgreich am Audit „Vielfalt gestalten“ des Stifterverbandes teilgenommen. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und hat sich zum Ziel gesetzt, die Vielfalt unter ihren Mitarbeiter*innen zu fördern.Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen ist ebenso erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

Kontakt

apl. Prof. Dr. Michael Schmitt

0211/81-12100