Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) Empfangsbereich/Telefonzentrale

Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) Empfangsbereich/Telefonzentrale

Herford

Teilzeit

Publizierung bis: 15.08.2026

Unbefristet

Zur Verstärkung des Aufgabengebietes der Abteilung 32.1, Ausländerbehörde in Herford suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) Empfangsbereich/Telefonzentrale

in Teilzeit mit 19,5 Stunden.

Wer wir sind

Die Kreisverwaltung Herford ist ein modernes öffentliches Dienstleistungsunternehmen mit vielseitigen Aufgabenstellungen. Der Kreis Herford unterstützt als familienfreundlicher Arbeitgeber die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Flexible Arbeitszeiten sind für uns selbstverständlich. Kürzlich wurde der Kreisverwaltung deshalb die Unternehmensauszeichnung 'Ausgezeichnet familienfreundlich' verliehen. Mit dem Betreuten Spielzimmer bieten wir zudem ein Betreuungsangebot für Beschäftigtenkinder außerhalb einer Regelbetreuung an.

Die Abteilung Ausländerbehörde der Kreisverwaltung Herford ist zuständig für alle ausländerrechtlichen Angelegenheiten von Personen, die nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen und in den Kommunen – mit Ausnahme der Stadt Herford – des Kreises Herford leben.

Zu den wesentlichen Aufgaben der Ausländerbehörde zählen die Prüfung, Erteilung, Verlängerung und Versagung von befristeten und unbefristeten Aufenthaltserlaubnissen. Zudem ist die Ausländerbehörde für die ausländerrechtliche Betreuung von Asylbewerben zuständig und stellt hierzu die erforderlichen Aufenthaltsdokumente sowie Arbeitserlaubnisse aus. Daneben ist die Ausländerbehörde auch für die Durchsetzung der Ausreisepflicht zuständig, wenn ausländische Personen sich nicht (mehr) im Bundesgebiet aufhalten dürfen. Die Aufgaben umfassen auch Tätigkeiten im Außendienst und Zusammenarbeit mit Sicherheitsbehörden wie Polizei und Zoll.

Ihre künftigen Aufgaben

Empfangsbereich

Besucherempfang, Vorklärung der Kundenanliegen, fachliche Zuordnung und Weiterleitung der Kundinnen und Kunden an die Sachbearbeitenden im Amt für Ausländerwesen und allgemeine Ordnung

Entgegennahme von Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die Sachbearbeitenden

Aushändigung von Aufenthaltsdokumenten (u. a. eATs, Reiseausweise, Fiktionsbescheinigungen)

Fachbezogene und eigenständige abschließende Klärung bzw. Bearbeitung von Anliegen der Kundschaft

Verwaltung des Zahlungsverkehrs mit der elektronischen Buchungssoftware (Gebühreneinnahme)

Unterstützung der Kundinnen und Kunden bei Aufnahme von biometrischen Daten an der PointID

Telefonzentrale

Bedienung der Telefonzentrale unter Verwendung des eingeführten Ticketsystems zur Sicherstellung eines effektiven Servicemanagements

Telefonische Beratung der Kundinnen und Kunden über Anliegen im Bereich des Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht

Administrative Tätigkeiten/ Datenpflege

Verteilung der Posteingänge des Amtes

Überprüfung von elektronischen Aufenthaltstiteln und Reiseausweisen

Datenpflege im Fachverfahren ADVIS

Ausstellung von Aufenthaltsdokumenten nach Weisung der Sachbearbeitenden

Ihre Qualifikationen

Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder

Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement inkl. der Vorläuferberufe oder

Rechtsanwaltsangestellte/Rechtsanwaltsangestellter und/oder Notarfachangestellte/ Notarfachangestellter

Wünschenswert sind:

Kenntnisse in folgenden Vorschriften: Aufenthaltsgesetz, Staatsangehörigkeitsrecht und der angrenzenden Rechtsbereiche im Ordnungsrecht (Prostituiertenschutzgesetz, Jagdgesetz etc.)

Konfliktfähigkeit sowie Verständnis für die besondere Situation der Kundinnen und Kunden