Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Die Kindertagesstätten SüdOst sind ein Eigenbetrieb des Landes Berlin. Wir betreiben 44 Kindertagesstätten in den Berliner Bezirken Treptow-Köpenick und Neukölln, in denen täglich bis zu 4.800 Kinder betreut und gefördert werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unseres Sekretariats, befristet mit 24 Wochenstunden, für die Dauer der Arbeitszeitreduzierungen der Stelleninhaberinnen, aktuell längstens bis 31.12.2027 eine*n engagierte*n Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Entgeltgruppe: E6

Teilzeit

Besetzbar zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Befristet bis längstens 31.12.2027

Bewerbungsfrist: 17.08.2026

Ihre Aufgaben

Organisation und Administration aller Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsstelle

Organisation des Ablagesystems der Geschäftsleitung (Aktenführung, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen)

allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Kopier- und Verteilarbeiten, Terminmanagement, Aufgabennachverfolgung usw.)

Bestellungen und Einholung von Angeboten

Recherchearbeiten

anlassbezogene Protokollführung (z. B. bei Dienstbesprechungen und anderen Sitzungsterminen)

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Unterstützung der anderen Abteilungen bei Bedarf

Empfangen und Betreuen von Besucher*innen, einschließlich Gästebewirtung

Vertretung innerhalb des Teams

Ihr Profil

Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation

mehrjährige berufliche Erfahrungen im Sekretariatsbereich

gute Kenntnisse über die Struktur und Arbeitsweise der Berliner Verwaltung sowie der GGO I

die Sicherheit in der Anwendung der Informationstechnik, insbesondere der Standardsoftware (MS Office) und des Internets, gute Kenntnisse in der Nutzung der üblichen Bürokommunikationsmittel sind unabdingbar

sehr gute Kenntnisse der Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruckweise und Interpunktion (Sprachniveau C1 gem. Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER))

Zuverlässigkeit, Umsichtigkeit und Verschwiegenheit sowie eine hohe Serviceorientierung und eine gute Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und die Fähigkeit „über den Tellerrand zu schauen“

eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in schwierigen und hektischen Situationen sicher, freundlich und verbindlich zu agieren, sind unabdingbar

Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit

Das bieten wir

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen

Bewerbungen werden elektronisch über das Karriereportal der Berl. Verwaltung erbeten. Die Eingabe Ihrer Daten erfolgt über den Button “Jetzt bewerben!” am Ausschreibungsende.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, akt. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse). Die vollständigen Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bitte beachten Sie, dass im weiteren Verlauf des Verfahrens nur vollständige Bewerbungen Berücksichtigung finden können. Bei im Ausland erworbenen Qualifikationen ist ein Nachweis über ihre Anerkennung in Deutschland bzw. die Feststellung der Gleichwertigkeit mit einem in Deutschland anerkannten Ausbildungsberuf und eine beglaubigte Übersetzung beizufügen.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.