Schulsekretär (m/w/d) (Nr. 47/2026)

Schulsekretär (m/w/d) (Nr. 47/2026)

Zur Verstärkung des Sport- und Schulverwaltungsamt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Friedrich-Schiller-Gymnasium einen Schulsekretär (m/w/d) unbefristet in Teilzeit (aktuell 30 Wochenstunden*).

* Die regelmäßige Arbeitszeit beruht auf der Zahl der Schülerzahlen und wird bei Bedarf angepasst.

Als Ansprechpartner für Schulleitung, Lehrer, Eltern und Schüler werden Sie ein Teil des lebendigen Schulalltags. Bringen Sie ihr organisatorisches Geschick in ein freundliches Team ein und werden Sie Schulsekretär (m/w/d)!

Ihre Aufgaben:

Sekretariatsaufgaben

In Ihren Aufgabenbereich fällt die Abwicklung des gesamten Postverkehrs, sowie die Terminplanung, -koordinierung und -überwachung für den Abteilungsleiter. Sie übernehmen den Schriftverkehr für die Schulleitung, sowie die Abwicklung des Besucher- und Telefonverkehrs und die die Bearbeitung und Weiterleitung von Anträgen und Vordrucken.

Die Protokollführung für interne Beratungen gehört genauso zu Ihrem Aufgabenspektrum wie die Schriftgutverwaltung, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Mitwirkung bei statistischen Meldungen, Erfassung der Krankmeldungen und Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen.

Haushalts-/ Kassen- und Rechnungswesen

Sie übernehmen die Überwachung der Haushaltsmittel der Schule und die Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Beschaffung von fachspezifischen Lehrmitteln, Ausstattungsgegenständen, Erste-Hilfe-Material und ggf. Pflegeleistungen/ -mitteln

In Ihren Zuständigkeitsbereich fallen die Bedarfsermittlung und Zusammenstellung der Bedarfe in Abstimmung mit der Schulleitung, das Einholen und die Prüfung von Angeboten, sowie die Entgegennahme und Prüfung der Lieferungen.

Inventarisierung

Sie führen jährliche Inventuren vor und übernehmen die Inventarisierung des beweglichen Vermögens.

Schülerverwaltung/ -angelegenheiten

Sie wirken bei der Durchführung der Anmeldeverfahren mit, beim Stempeln und Kopieren der Zeugnisse, sowie bei der Entgegennahme der Krankmeldungen und der Verlängerung der Schülerausweise.

Außerdem übernehmen Sie die Erstellung und Aktualisierung der Schülerlisten und Klassenlisten und unterstützen bei den Prüfungsvorbereitungen.

Ihr Profil*:

eine abgeschlossene Berufsausbildung

Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I), geprüften Verwaltungsangestellten (m/w/d),

Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (Bürokauffrau/Bürokaufmann)

Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d),

Notarfachangestellten (m/w/d),

Steuerfachangestellten (m/w/d),

Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen (m/w/d),

Bewerber (m/w/d) müssen bei im Ausland erworbenen Abschlüssen eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beifügen!

Bewerberinnen und Bewerber mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU bzw. des EWR werden gebeten, ihrer Bewerbung Nachweise über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beizufügen.

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften

guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung

sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware

freundliches und sicheres Auftreten

flexible und dienstleistungsorientierte Aufgabenerledigung

Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit

Teamfähigkeit

Kenntnisse in der Ersten Hilfe (Nachweis Erste-Hilfe-Kurs)

Das bieten wir:

einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst