Vorzimmerkraft (m/w/d) für eine Abteilung

Vorzimmerkraft (m/w/d) für eine Abteilung

Hessisches Ministerium für Digitalisierung und Innovation

Über uns

Das Hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation bündelt die Kompetenzen zum Thema Digitalisierung aus vielen Bereichen der Landesverwaltung. Über 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter widmen sich wegweisenden Themen wie Künstlicher Intelligenz, den speziellen Anforderungen hessischer Unternehmen sowie der gesellschaftlichen Akzeptanz von Digitalisierung. Ein besonders bedeutsames Handlungsfeld stellt dabei die Digitalisierung der Verwaltung zum Vorteil aller Bürgerinnen und Bürger Hessens dar.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation und Unterstützung bei der Koordinierung der Arbeitsabläufe in der Abteilung,

• Terminmanagement der Abteilungsleitung sowie Unterstützung bei der Terminorganisation und -vorbereitung durch die Referate der Abteilung,

• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Aufgabenerfassung und Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, Ablage, Postläufe innerhalb der Abteilung etc.,

• Schreibarbeiten sowie selbstständiges Erstellen von Korrespondenz,

• Unterstützung beim Aufgaben- und Projektmanagement der Abteilung, der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Mitarbeit beim Vollzug der Mittelbewirtschaftung innerhalb der Abteilung,

• Bindeglied zu den Vorzimmern und Mitarbeitern des Ministerbüros, der Abteilungen, des Ministeriums und anderer Behörden und Institutionen.

Unsere Anforderungen

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder im bürokaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung (eine Bewerbung ist auch möglich, wenn der Abschluss einer entsprechenden Ausbildung demnächst bevorsteht),

• sehr gute Fertigkeiten und Kenntnisse in der Büroorganisation, Organisationsgeschick, Flexibilität, eine schnelle Auffassungsgabe und Eigeninitiative,

• sehr gute Kenntnisse und Fertigkeiten der Bürotechnik, insbesondere der gängigen Programme von MS-Office (Word, Outlook, Excel, Power Point),

• fehlerfreie Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift,

• eine ausgeprägte soziale Kompetenz und die Bereitschaft, teamorientiert zu arbeiten,

• Belastbarkeit, Einsatzfreude sowie sicheres und professionelles Auftreten sowohl gegenüber Kollegen und Besuchern als auch am Telefon.

Unsere Angebote

• vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten,

• flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit des mobilen Arbeitens,

• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege sowie Beruf und Schwerbehinderung,

• Beratungs- und Unterstützungsprogramm (Employee Assistance Program) für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für die Familie,

• das LandesTicket Hessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur kostenlosen, hessenweiten ÖPNV-Nutzung nicht nur für den Arbeitsweg,

• Firmenfitness - Wellhub

• gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,

• moderne Büros, ergonomische Arbeitsplätze und neueste technische Ausstattung,

• zentrale Lage in Wiesbaden, gute Erreichbarkeit ÖPNV.

Allgemeine Hinweise

• Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

• Die Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, ist unser Ziel. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht.