Büromanagerin / Büromanager (w/m/d) für das Geschäftszimmer der Abteilung N – Zivile Notfallplanung

Büromanagerin / Büromanager (w/m/d) für das Geschäftszimmer der Abteilung N – Zivile Notfallplanung

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen deshalb zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Büromanagerin / einen Büromanager (w/m/d) für das Geschäftszimmer der Abteilung N – Zivile Notfallplanung Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund)

am Dienstort Bonn.

Ihre Aufgaben

Büromanagement – Sie decken die gesamte Bandbreite aller anfallenden Assistenz- und Organisationsaufgaben des Geschäftszimmers ab. Sie verantworten z. B. das Terminmanagement der Abteilungsleitung, bearbeiten eigenständig ein- und ausgehende Korrespondenz und sind Ansprechperson für interne und externe Partnerinnen und Partner.

Fristenmanagement – Sie übernehmen das abteilungsinterne Controlling für die termingerechte Aufgabenerfüllung.

Reise- und Veranstaltungsmanagement – Die Koordination der Dienstreisen der Abteilungsleitung und deren Reiseplanung fällt ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich. Zudem unterstützen Sie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Recherche und Reporting – Sie protokollieren Besprechungen, übernehmen eigenständig Rechercheaufgaben und bereiten die Ergebnisse adressatengerecht auf. Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen und Reports zur Unterstützung der Abteilungsleitung.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine einschlägige dreijährige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/‑mann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellten, oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst des Bundes oder der Länder.

Sie haben bereits mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können, idealerweise als Assistenz in einer repräsentativen Funktion.

Idealerweise haben Sie bereits erste berufliche Erfahrungen im öffentlichen Dienst sammeln können.

Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen stets diplomatisch und souverän auf.

Sehr gute Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Programmen setzen wir voraus.

Sie zeichnen sich zudem durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit aus und übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.

Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

Unser Angebot

Bewerbung von Beamtinnen und Beamten – Sollten Sie sich in einem Beamtenverhältnis befinden, übernehmen wir Sie – bei Vorliegen der Laufbahnvoraussetzungen für eine Verbeamtung im Bundesdienst – bis zur Besoldungsgruppe A 7 statusgleich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.

Verbeamtung – Wir bieten bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamtenverhältnis an.

Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.