Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Stellenausschreibung: Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Stellenausschreibung: Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Die Bewerbungsfrist endet am 13. September 2026.

Das NRW KULTURsekretariat (NRWKS) ist ein kommunaler Zweckverband mit 21 Mitgliedern. Seit über 50 Jahren fördert und initiiert das NRWKS Kulturprojekte in seinen Mitgliedskommunen, vernetzt die Kulturszenen und setzt Impulse zur Stärkung der Kunst und Kultur in den großen Städten NRWs.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir unbefristet und in Vollzeit eine

Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Organisation: Im vielseitigen Alltag des NRWKS arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Kultur, Politik und Verwaltung – Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team organisatorisch und administrativ und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeit bei.

Termin- und Veranstaltungsmanagement: Sie organisieren Besprechungen, Veranstaltungen, sowie Schulungen, einschließlich Vor- und Nachbereitung, Gästeempfang und Bewirtung.

Koordination und Digitalisierung: Ob externe Dienstleister, IT-Infrastruktur, Lieferanten oder Haustechnik – Sie sorgen eigenverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation und -bewirtschaftung. Büroabläufe entwickeln Sie eigenständig im Sinne einer fortschreitenden Digitalisierung weiter.

Personal und Reisen: Im operativen Office Management begleiten Sie die On- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitenden. Sie organisieren Dienstreisen für die Direktion und die stellvertretende Geschäftsführung und übernehmen damit einhergehenden Abrechnungen.

Sie bringen mit:

eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen sowie idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. Office Management

ausgeprägte IT-Affinität sowie Interesse an digitalen Prozessen und Anwendungen

einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)

Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

ein freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit – ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen

Verständnis für Arbeitsprozesse

Wir bieten:

eine unbefristete Anstellung mit langfristiger beruflicher Perspektive

Vergütung nach TVöD VKA EG 8 sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen

ein vielfältiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem kleinen Team

kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien

regelmäßige gemeinsame Teamaktivitäten, wie beispielsweise ein monatliches Teamfrühstück, zur Förderung des Austauschs und des Zusammenhalts

individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Weltanschauung, Religion, Alter oder Behinderung der Bewerber:innen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Schicken Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittszeitpunktes möglichst in einer PDF-Datei per E- Mail zu. Ihre Ansprechperson ist Frau Deniz Bilgiç, .

Die Bewerbungsfrist endet am 13. September 2026.

Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich in der Woche vom 21. September stattfinden.