Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer der Bürgermeisterin

Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer der Bürgermeisterin

vor Ort 65326 Aarbergen

Entgelt: TVöD-VKA E 8

Vollzeit Unbefristet Wochenarbeitszeit: 39 h

Besetzung zum: nächstmöglichen Zeitpunkt Bewerbungsfrist: 31.08.2026

Stellenausschreibung

der Gemeinde Aarbergen

Werden auch Sie Teil unseres Teams – Kommen Sie zur Gemeinde Aarbergen!

Die Gemeinde Aarbergen mit rund 6.500 Einwohnern liegt landschaftlich reizvoll im Untertaunus und zeichnet sich durch eine hohe Wohn- und Lebensqualität aus. Unsere Beschäftigten engagieren sich täglich mit Kompetenz und Bürgernähe für die Belange unserer Einwohnerinnen und Einwohner, Gewerbetreibenden, Vereine und Gäste.

Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer der Bürgermeisterin

Als Vorzimmer der Bürgermeisterin übernehmen Sie eine zentrale Schlüsselfunktion innerhalb unserer Verwaltung. Sie sind erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger, politische Gremien sowie externe Partner und sorgen für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Vorzimmers der Bürgermeisterin

Terminmanagement einschließlich Planung, Koordination und Überwachung des Terminkalenders

Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen, Veranstaltungen und repräsentativen Terminen

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Telefonzentrale und erste Ansprechperson für Bürgerinnen und Bürger, Behörden und externe Partner

Selbstständige Erledigung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz

Erstellung von Schriftverkehr, Präsentationen, Protokollen, Entscheidungsvorlagen sowie Vorbereitung von Grußworten und Reden

Unterstützung der Bürgermeisterin bei administrativen, organisatorischen und repräsentativen Aufgaben

Planung und Organisation von Ehrungen, Jubiläen, Gratulationen, Nachrufen sowie Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung nach dem Hessischen Reisekostenrecht

Mitwirkung in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Betreuung der Social-Media-Kanäle sowie Pflege der gemeindlichen Homepage

Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, politischen Gremien, Behörden, Vereinen und weiteren externen Institutionen

Unterstützung der Hauptamtsleitung sowie Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten im Auftrag der Bürgermeisterin

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche), die zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen ist.

Das bringen Sie mit:

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation,

idealerweise Berufserfahrung in einer Kommunalverwaltung oder einer vergleichbaren Assistenzfunktion,

ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise,

ein freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten,

sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit,

ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Loyalität und Diskretion,

Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit, sowie die Fähigkeit Prioritäten zu setzen

sichere Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen,

idealerweise Erfahrung im Bereich Social Media und Öffentlichkeitsarbeit,

Führerschein der Klasse B.

Die Bereitschaft zur gelegentlichen Teilnahme an Abendterminen (z. B. Sitzungen oder Veranstaltungen) wird vorausgesetzt.