Professional Office Manager (w/m/d)

Professional Office Manager (w/m/d)

Bundesagentur für Arbeit Nürnberg

Bundesagentur für Arbeit

Wir entwickeln soziale Zukunft! Als operativer IT-Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) betreibt das IT-Systemhaus am Standort Nürnberg/Fürth mit über 100 eigenen IT-Anwendungen, 180.000 vernetzten PC-Arbeitsplätzen und der dazugehörigen Infrastruktur eine der größten IT-Landschaften Deutschlands und entwickelt diese ständig weiter. Sie werden im IT-Systemhaus tariflich als Fachkraft für betriebswirtschaftliche Aufgaben eingestellt.

Der Geschäftsbereich K5 'Fachübergreifende Software' beinhaltet eine Vielzahl an Basisdiensten, die die Grundlage für sämtliche IT- und Fachverfahren innerhalb der Bundesagentur für Arbeit bilden.

Ein abwechslungsreiches Portfolio an Anwendungen, angefangen von Verfahren zur Verwaltung von Stammdaten, über eines der weltweit größten DMS-Systeme sowie Verfahren für die Organisations-, Dienststellen- und Referenzdaten bis hin zu diversen Verfahren für den behördenübergreifenden Datenaustausch, bietet ein jederzeit spannendes und vielseitiges Aufgabenfeld.

Flexibilität ist uns im IT-Systemhaus ebenso wichtig wie der persönliche Austausch mit dem Team:

Daher bieten wir Ihnen die Möglichkeit, bis zu 80 Prozent im Home-Office zu arbeiten.

Bereitschaft zu Dienstreisen auch bundesweit in nicht unerheblichen Umfang ist erforderlich. (Betreuung des Bereiches auf Messen, Betreuung der Mitarbeiter/-innen an den Satellitenstützpunkten.)

Professional Office Manager (w/m/d)

Aufgaben und Tätigkeiten

Operative Durchführung von internen administrativen Prozessen (z. B. Beschaffungen, Ressourcenmanagement)

Koordination von internen administrativen Abläufen

Vorbereitung und Nachbereitung von Audits

Planung und Organisation von Terminen (inkl. Vor- und Nachbereitung)

Erstellung, Bearbeitung, Verteilung sowie Archivierung von Dokumenten

Pflege von administrativen IT-Systemen (z. B. EPM, ERP, FINMAN, Identity Management)

Unterstützung im Personalmanagement bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter/-innen und Betreuung von Auszubildenden

Unterstützung im Vertragsmanagement inkl. Pflege, Prüfung und Nachverfolgung von Verträgen und Vereinbarungen

Kommunikation und Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern und Partnern

Unterstützung im 1st-Level-IT-Support für interne Mitarbeitende (z. B. bei Softwareanwendungen und IT-Prozessen)

Mitwirkung bei der Einführung und Optimierung administrativer und digitaler Prozesse

Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen Projekten und Sonderaufgaben

Qualitätssicherung und strukturierte Pflege von Datenbeständen und Dokumentationen

Voraussetzungen

Hochschulabschluss oder vergleichbare Qualifikation

oder vergleichbares Profil

Sie überzeugen weiterhin durch

Fundierte Kenntnisse im Finanz- und Ressourcenmanagement

Fundierte Kenntnisse im Dokumentenmanagement

Fundierte Kenntnisse im Büromanagement

Fundierte Kenntnisse im Vertragsmanagement

Grundkenntnisse im Risikomanagement

Grundkenntnisse in Personalführung und -organisation

Grundkenntnisse in Auditierungsverfahren

Ergänzende Anforderungen

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner/-innen

Affinität zu IT-Themen und digitalen Anwendungen

Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme und Prozesse einzuarbeiten

Für die Tätigkeit sind Kenntnisse und Erfahrungen in folgenden Bereichen wünschenswert

Erstellen von Abrufen externer Dienstleistungen