Sachbearbeitung (m/w/d) Behördeninformationssystem (BIS) und Anliegen-Mängelmanagement Servicecenter Call Aachen

Im Fachbereich Bürger*innenservice ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Abteilung Servicecenter Call Aachen (FB 12/2), die Funktion Sachbearbeitung (m/w/d) Behördeninformationssystem (BIS) und Anliegen- und Mängelmanagement unbefristet in Vollzeit zu besetzen.

Das Servicecenter Call Aachen ist die erste Kontaktadresse für Bürger*innen der Stadt Aachen.

Wir beantworten u.a. Fragen :

• zu Zuständigkeiten innerhalb der Stadtverwaltung Aachen, die unter 432-0 erfragt werden, geben aber auch Auskünfte für verschiedene externe Kund*innen

• zu Erforderlichkeiten von Unterlagen zu unterschiedlichen Anträgen und Dienstleistungen der verschiedenen Verwaltungsbereiche

• zur Anleitung und Unterstützung bei Onlinediensten

• im Rahmen der Behördennummer 115

und erbringen verschiedene Serviceleistungen von montags bis freitags jeweils von 07.00 Uhr bis 18.00 Uhr.

Sie pflegen, aktualisieren und betreuen das Behördeninfomations-

system (BIS) der Stadt Aachen. Dabei übernehmen Sie die zentrale Koordination für dessen Inhalte, durch kontinuierliche Abstimmung mit den betreffenden Organisationseinheiten. Sie steuern maßgeblich die Qualität der Informationen und tragen damit unmittelbar zur Verbesserung der Usability des städtischen Serviceportals bei. Informationen erstellen Sie in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachdienststellen und überführen die Fachdaten in eine FIM-kompatible, bürger*innenfreundliche, einfach und verständliche Textversion.

Im Rahmen des Anliegen- und Mängelmanagements pflegen Sie einen engen Austausch mit den angeschlossenen Fachbereichen und Eigenbetrieben zur gemeinsamen Weiterentwicklung der Qualität und Funktionalität das städtischen Mängelmelders. Auch die Prüfung und Sicherstellung einer fristgerechten Bearbeitung von Meldungen und die Erarbeitung und Pflege von Workflows, (Sub-)Kategorien, Meldungsarten und Eingabefelder zur Optimierung der Prozesse innerhalb des Anliegen- bzw. Mängelmelders gehört zu Ihren Aufgaben.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

Pflege und redaktionelle Qualitätssicherung vorhandener BIS-Datensätze, Workflows im Mängelmelder und anderer Eingangskanäle des Servicecenters (z.B. Behördenpostfach)

Redaktionelle Gestaltung neuer Datenbankeinträge (inklusive der Erstellung von Verlinkungen, Zuweisung der Ansprechpartner*in, hochladen notwendiger Dokumente, etc.) in Absprache und Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachdienststellen

Proaktive Erarbeitung neuer Themen für das BIS, des Anliegenmanagements im unmittelbaren Austausch mit dem Wissensmanagement des Servicecenters Call Aachen und mit allen anderen zuständigen Stellen

Zentrale*r Ansprechpartner*in für die Fachdienststellen und deren IT-Koordination

Regelmäßige Kontakte zu den Informationsbereitstellenden, dem Fachbereich Kommunikation und Stadtmarketing, den landesweiten Behörden und den Verantwortlichen der Behördennummer 115

Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards, Datenschutz, konsistenter Struktur und Datenlogik

Leitung der fachbereichsübergreifenden zentralen Arbeitsgruppe des Mängelmelders

Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Multikanalmanagements der Stadt Aachen (u.a. Chatbot oder Ticketsysteme)

Das bringen Sie mit

die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement)