Assistenz der Schulleitung (m/w/d) in der Abteilung Verwaltung (E5 TV-L) Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule

An der Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule (TLFKS) in Bad Köstritz ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Assistenz der Schulleitung (m/w/d)*

in der Abteilung Verwaltung (E5 TV-L)

zu besetzen.

Wir bieten Ihnen:

eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Bezug zur Aus- und Fortbildung in den Bereichen Feuerwehr und Katastrophenschutz

einen sicheren Arbeitsplatz durch eine unbefristete Einstellung als Tarifbeschäftigte/r nach TV-L bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E5 TV-L sowie die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

flexible Arbeitszeitregelungen auf Grundlage einer Dienstvereinbarung

30 Tage jährlichen Erholungsurlaub

Förderung der persönlichen Stärken

Ihre Aufgaben:

allgemeine Sekretariatsaufgaben/Vorzimmer der Schulleitung (Pflege von Adressdatenbanken, Kopierarbeiten, Versendung von Unterlagen, Führen von Telefonaten, Besuchermanagement)

Professionelles Management des Sekretariats und Bürobetriebs, aktive Unterstützung und Entlastung der Schulleitung, Koordinierung von Vorgängen und Prozessen

Büro und- Schreibarbeiten

Abwicklung und Bearbeitung von Korrespondenz: Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung, selbstständige Gestaltung von Schriftstücken und Schriftverkehr nach Diktat und Stichworten, Erstellung von E-Mails und Serienbriefen

Dokumentenverwaltung

Erledigung von Rechercheaufträgen

Überwachung der Wiedervorlagen, Termine und Fristen

Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen

Organisation von Terminen und anderen Veranstaltungen der Dienststellenleitung und der Abteilungsleiter/innen

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben

Erstellung von Arbeitsvorlagen für Besprechungen

Unterstützung der Lehrgangsverwaltung bei Bedarf

Unterstützung der Verwaltung bei Bedarf

Vertretung der VIS-Scanstelle

Vertretung der Poststelle

Geforderte Qualifikationen:

eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare bzw. für die Übernahme der oben genannten Aufgaben geeignete Qualifikation (zum Beispiel Rechtsanwalts/Notarfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r oder ähnliche)

(Hinweis: Der Ausbildungsberuf Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement fasst die bisherigen Berufsbilder der Bürokaufleute, der Kaufleute und der Fachangestellten für Bürokommunikation zusammen. Bewerbende mit dem Abschluss „Facharbeiter für Schreibtechnik“ sind unter Nachweiserbringung einer anerkannten Gleichstellung der vorgenannten Berufsbilder ebenfalls bewerbungsberechtigt.)

sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (gute Schreibleistung sowie deutsche Sprach- und Rechtschreibsicherheit)

Loyalität, Verschwiegenheit

Organisationsgeschick

eigenständige Arbeitsweise

sicherer Umgang bei der elektronischen Datenverarbeitung mit üblicher Bürosoftware (MS Office)

gute systematische Arbeits- und Büroorganisation

Bereitschaft zur Teilnahme an erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen

Bereitschaft zur Mehrarbeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten bei besonderen Lagen, z. B. Großschadenslage

Wünschenswerte Qualifikationen:

Freude am Umgang mit Menschen sowie ein freundliches und sicheres Auftreten

Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Mobilität, soziale Kompetenz, Kommunikations- und Teamfähigkeit

ein hohes Maß an Flexibilität

Kenntnisse im Bereich der Feuerwehr und des Katastrophenschutzes

Erfahrungen als Mitglied einer Freiwilligen Feuerwehr sind besonders erwünscht

Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. VIS, Easy, Docuware, ELO, D3)