Assistenz im Büro der Stadträtin (m/w/d)

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Die Stadt Hanau wächst – wachsen Sie mit uns! Als Hessens kleinste Großstadt haben wir noch viel vor. Im Osten der Metropolregion FrankfurtRheinMain gelegen, ist die Brüder-Grimm-Stadt ein innovativer Wirtschaftsstandort mit einer hervorragenden Infrastruktur, internationalem Flair und vielfältigen Kultur- und Freizeitangeboten. Rund 5.000 Mitarbeitende setzen sich täglich in der Stadtverwaltung, den Eigenbetrieben und städtischen Gesellschaften für eine moderne, lebens- und liebenswerte Stadt sowie die in ihr lebenden Menschen ein. Werden Sie Teil unseres Teams und bewerben Sie sich!

Assistenz im Büro der Stadträtin (m/w/d)

Voll- oder Teilzeit

Hybrid

Hanau, Deutschland

Mit Berufserfahrung

12.06.26

EUR 50.000 - 63.000

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Assistenz im Büro der Stadträtin (m/w/d)

Bis Entgeltgruppe 9b TVöD l Voll- oder Teilzeit l unbefristet l Referenznummer: 2026056

IHR ARBEITSUMFELD

Als eine von drei hauptamtlichen Magistratsmitgliedern ist die Stadträtin mit ihrem Dezernat verantwortlich für eine Vielzahl städtischer Ämter, Gesellschaften und einen Eigenbetrieb. So sind aktuell unter anderem das Ordnungsamt, Hanau Bürgerservice, das Amt für Digitalisierung und Organisationsentwicklung, die Feuerwehr, das Kommunale Frauenbüro, das Haus der Gesundheit, die Hanau Straßenbahn GmbH, der Eigenbetrieb Hanau Infrastruktur Service sowie die Hanauer Parkhaus GmbH dem Dezernat der Stadträtin zugeordnet.

Die Assistenz im Büro der Stadträtin ist Teil des kleinen Teams, das täglich alle geplanten – und oftmals auch ungeplanten – Aufgaben in einem abwechslungsreichen und gleichzeitig herausfordernden Umfeld erledigt.

IHRE AUFGABEN

Sie übernehmen allgemeine Administrations- und Sekretariatsaufgaben wie die Koordinierung und Organisation von Terminen, die Büroorganisation, die E-Mail-Verwaltung, den Schriftverkehr, die Materialbewirtschaftung sowie die Bewirtung von Gästen und sind mitverantwortlich für einen reibungslosen Arbeitsablauf in allen Bereichen des Tagesgeschäfts.

Sie übernehmen die Administration für das Zeiterfassungssystem (ZeusX) wie die Erfassung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen für das Dezernatsbüro sowie der zugeordneten Führungskräfte.

Sie übernehmen haushaltsrelevante Tätigkeiten (z. B. Rechnungen erfassen, Buchungen vornehmen, Sitzungsgelder melden).

IHR PROFIL

Abgeschlossene Berufsausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechender mehrjähriger Berufserfahrung im Büromanagement

Ausgeprägtes Maß an Kunden- und Serviceorientierung sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Gesprächssituationen freundlich, souverän und respektvoll zu kommunizieren

Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und ein hohes Maß an Engagement, Belastbarkeit und Flexibilität

Verantwortungsbewusstsein, Verschwiegenheit sowie besondere Einsatzbereitschaft

Sehr gute kommunikative Fähigkeiten, um allgemeine und vertrauliche Korrespondenz souverän zu bearbeiten

Effizienz und Genauigkeit im Hinblick auf Abläufe und administrative Prozesse sowie eine selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise

Kenntnisse über die kommunalen und übergeordneten politischen Gremien sowie die dortigen Abläufe und verantwortlichen Personen sind wünschenswert

Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel und PowerPoint) sowie die Bereitschaft, sich in unterschiedliche Fachsoftware einzuarbeiten

UNSER ANGEBOT

Eine Vergütung bis EG 9b TVöD-VKA, die Eingruppierung ist abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung