Projektassistent:innen (m/w/d) für Großprojekte im Fachbereich Gebäudemanagement

Projektassistent:innen (m/w/d) für Großprojekte im Fachbereich Gebäudemanagement

Hybrid 31582 Nienburg (Weser)

Entgelt: TVöD-VKA E 6

Vollzeit Unbefristet Wochenarbeitszeit: 39 h

Besetzung zum: nächstmöglich Bewerbungsfrist: 19.06.2026

Wir suchen

für den Fachbereich Gebäudemanagement

Projektassistent:innen (m/w/d) für Großprojekte.

Es handelt sich jeweils um eine Vollzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden und kann grundsätzlich bei sich einander vollständig ergänzenden Arbeitszeiten mit Teilzeitkräften besetzt werden.

Welche Aufgaben kommen insbesondere auf Sie zu?

Im Fachbereich Gebäudemanagement werden in den nächsten Jahren Hochbau-Großprojekte mit einem Investitionsvolumen von über 100 Mio. Euro umgesetzt. Der Fachbereich übernimmt hierbei die Bauherrenrolle und Projektleitung. Die bauherrenseitigen Projektleitungen und die Fachbereichsleitung sollen in kaufmännischen und organisatorischen Angelegenheiten unterstützt werden. Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

Prüfung und Buchung eingehender Rechnungen von Planungsbüros und ausführenden Firmen

Abgleich von Rechnungen mit vertraglichen Vorgaben und Leistungsständen sowie Pflege projektbezogener Kosten- und Budgetübersichten

Strukturierte Führung und Pflege der Projektablage aller projektrelevanter Unterlagen

Pflege und Strukturierung des digitalen Projektraums sowie Überführung der Unterlagen in die kreiseigene Ablagestruktur

organisatorische und administrative Unterstützung im laufenden Projektgeschäft, insbesondere bei der Vorbereitung von Entscheidungsunterlagen sowie der Nachverfolgung und Dokumentation von Störungen im Projekt- und Bauablauf

Unterstützung bei Termin- und Telefonmanagement, Email-Verwaltung und Postbearbeitung

Unterstützung beim Zusammenstellen von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen

Aufbereitung von projektbezogenen Daten und Unterlagen für Mittelabflussplanung, Investitionsplanung, Haushaltsmittelanmeldung und Jahresabschlussarbeiten

Koordination und Informationsweitergabe an interne und externe Projektbeteiligte

Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.

Sie bringen mit:

eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in den Bereichen Büro, Recht oder Verwaltung und

mindestens zwei Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten 5 Jahre in einem der o.g. Bereiche

Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Buchungssystematik und Kostenverfolgung

Kenntnisse im Umgang mit MS Office, insbesondere mit Excel und Word

Wir bestärken Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben, wenn Sie Sprachkenntnisse auf dem Niveau C 2 (gemeinsamer europäischer Sprachrahmen – GER) besitzen.

Wünschenswert wäre:

Berufserfahrung im öffentlichen Dienst, in Planungsbüros oder in Baufirmen

Erfahrungen im Umgang mit der Finanzsoftware H&H

Kenntnisse im Vergabemanagement bzw. in elektronischen Vergabeverfahren

Wir erwarten von Ihnen:

Kommunikations- und Teamfähigkeit

Organisationsgeschick

Durchsetzungsvermögen

eine gute schriftliche Ausdrucksweise

eine selbstständige Arbeitsplanung

die Bereitschaft zum schnellstmöglichen Erwerb spezieller Kenntnisse über die einschlägigen gesetzlichen Grundlagen und über die relevanten IT-Fachverfahren

Wir bieten Ihnen:

eine Beschäftigung bei einem sicheren Arbeitgeber

die Leistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche)

eine tarifgebundene Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TVöD (Prüfung der Erfahrungsstufen erfolgt individuell nach Ihrer einschlägigen Berufserfahrung)

einen familienfreundlichen, an Lebensphasen orientierten Arbeitsplatz durch die Möglichkeit zur flexiblen Gestaltung Ihrer Arbeitszeit