Assistenzbüro der Abteilungsleitung (w/m/d)

Assistenzbüro der Abteilungsleitung (w/m/d)

Hybrid 53175 Bonn

Entgelt: TVöD-Bund E 9a

Teilzeit / Vollzeit Unbefristet Wochenarbeitszeit: 39 h

Bewerbungsfrist: 21.06.2026

Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) ist eine der führenden Gesundheitsbehörden in Europa. In unserem Hause bringen mehr als 1300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fähigkeiten für eine effektive und effiziente Gesundheitsversorgung mit sicheren und wirksamen Arzneimitteln und Medizinprodukten ein.

Dabei folgen unsere Aktivitäten der Vision, eine ideale Gesundheitsversorgung für alle bereitzustellen, die sicher, digital, nachhaltig und vernetzt ist. Gemeinsam mit großen nationalen und internationalen Stakeholdern gestalten wir ein Gesundheitssystem, das die Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt stellt und die Zukunftsfähigkeit mit innovativen Ansätzen gewährleistet.

Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte sucht zur Verstärkung des Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein

Assistenzbüro der Abteilungsleitung (w/m/d)

Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund)

unbefristet | Vollzeit | Standort: Bonn

für die Abteilung 'Zulassung 2' (2)

Tätigkeitsprofil:

Allgemeine Büroorganisation und Schreibtätigkeiten,

Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -Überwachung,

Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen,

Aufbau und Pflege von Verteilern und Daten,

Datenbank- und Literaturrecherchen,

Aufbereitung von Sachverhalten in Form von Tabellen, Präsentationen, Statistiken etc.

Pflege von aufgabenbezogenen Datenbanken/Statistiken

Organisation und Planung von Dienstreisen,

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung sowie der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Abteilung,

Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen

bei Bedarf Vertretung im Vorzimmerbereich von Fachgebietsleitungen

Anforderungsprofil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als z.B. PTA, MTA, CTA, Verwaltungsangestellte/-angestellter, Fachangestellte/- angestellter für Medien und Informationsdienste oder eine vergleichbare Qualifikation durch entsprechende Berufserfahrung

Wünschenswert ist eine einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich sowie medizinisch/pharmazeutische und regulatorische Kenntnisse

Sie bringen die Bereitschaft für Vertretungen auch in einem anderen Vorzimmer (bei dienstlicher Notwendigkeit) mit

Sie sind bereit zur Einarbeitung in relevante Gesetze, Richtlinien oder Vorschriften der Arzneimittelgesetzgebung

Sie haben Verständnis und Interesse für medizinische Fragestellungen

Vorteilhaft sind Kenntnisse der relevanten arzneimittelrechtlichen Bestimmungen

ein verbindliches und freundliches Auftreten

Sie bringen sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache mit

Sie verfügen über hohe Kommunikationsfähigkeiten sowie einen sehr guten sprachlichen Ausdruck in Wort und Schrift

Zuverlässigkeit, Ordnungssinn, Verschwiegenheit

Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Informationstechnik Microsoft-Office Programme

Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und soziale Kompetenz

ausgeprägte Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit

Fähigkeit zur adressatenorientierten Kommunikation

Kompetenz auf dem Gebiet des Gender-Mainstreaming

Das bieten wir Ihnen:

abwechslungsreiche und gemeinwohlorientierte Aufgaben mit viel Freiraum für eigenverantwortliches Arbeiten

einen sicheren Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitsbedingungen wie Teilzeitarbeit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (max. 3 Tage bei einer 5-Tage Woche)