Organisationstalent

WIR SUCHEN EINE*N

Organisationstalent

für den Fachbereich Öffentliche Ordnung.

Die Leitung des Fachbereichs Öffentliche Ordnung mit seinen rund 850 Mitarbeitenden trägt die Verantwortung für die Steuerung, strategische Ausrichtung und Repräsentation dieses vielfältigen und spannenden Fachbereichs gegenüber Politik, Verwaltungsleitung und zahlreichen externen Partner*innen.

Sie haben Lust die Fachbereichsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen zu unterstützen? Dann bewerben Sie sich!

Standort

30169 Hannover

Vollzeit / Teilzeit

Vollzeit/Teilzeit

Ausschreibungsschluss

24.05.2026

Entgelt / Besoldungsgruppe

E 8 / A 7

Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Organisation des Leitungssekretariats einschließlich Post- und Terminmanagement, Raumplanung, Reiseorganisation für die Fachbereichsleitung, Bearbeitung von Anfragen,

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, selbständige Bearbeitung und Qualitätssicherung von Schriftgut,

Besprechungsmanagement,

Besucher*innen- und Telefonmanagement,

Pflege, Verwaltung und Archivierung von Akten und digitalem Schriftgut,

Unterstützung und Koordination von Projekten und Sonderaufgaben.

Ihr Profil und Ihre Kompetenzen

eine entsprechende abgeschlossene mindestens 3-jährige Ausbildung im büroorganisatorischen oder kaufmännischen Bereich vorzugsweise Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Industriekaufleute,

daneben können sich auch Personen bewerben, die die Befähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste haben, oder

über den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder vergleichbar bzw. einen gleichwertigen Abschluss verfügen, oder

eine nachgewiesene, mehrjährige Berufserfahrung, Wünschenswert wäre in dem Bereich der Büroorganisation und Assistenz einer Führungskraft einem Sekretariat mit ähnlichem Aufgabenspektrum.

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

souveräner Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint), wünschenswert wären Erfahrungen mit digitalen Tools wie einem Kanban-Board, mit Datenaustauschplattformen und Kollaborationstools und einem Ratsinformationssystem,

ausgeprägtes Teamverständnis sowie Kommunikations-, Konflikt- und Kooperationsfähigkeit,

ausgeprägtes Organisationsvermögen und ein hohes Maß an Selbstständigkeit, um auch in komplexen Lagen strukturiert und priorisiert zu arbeiten und den Überblick zu behalten,

absolute Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Diskretion und Loyalität als Grundvoraussetzung für diese vertrauensvolle Aufgabe, selbstsicheres Auftreten sowie Belastbarkeit in Stresssituationen,

soziale Kompetenz, Gender- und Diversitykompetenz,

sehr gute und sichere schriftliche sowie sprachliches Ausdruckvermögen in Wort und Schrift sowie gute Rechtschreibkenntnisse, Erfahrung in der Erstellung formaler Geschäfts- oder Verwaltungskorrespondenz,

wünschenswert sind Kenntnisse im kommunalen Verwaltungsrecht und in Abläufen einer Verwaltung.

Wir bieten

eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe in einem gesellschaftlich relevanten und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld

einen sicheren Arbeitsplatz, sowie eine attraktive Vergütung

flexible Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung von Kernarbeitszeiten und nach individueller Absprache die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, soweit es die Aufgaben und dienstlichen Abläufe zulassen

30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche

vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten

bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung