Verwaltungsmitarbeiterin/ Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Die VHS vor Ort sucht zum 01.04.2027 eine/einen

Verwaltungsmitarbeiterin/ Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Die VHS vor Ort ist der Volkshochschul-Zweckverband der sechs Städte und Gemeinden Büren, Delbrück, Geseke, Hövelhof, Salzkotten und Bad Wünnenberg. Als anerkannte Einrichtung der Weiterbildung nach dem Weiterbildungsgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (WbG NRW) richtet sich die VHS mit ihrem Bildungsangebot an 129.000 Menschen im Verbandsgebiet und unterliegt dem Qualitätsmanagementsystem des Gütesiegelverbundes Weiterbildung e. V. Die Kurse und Veranstaltungen der VHS werden von vier hauptamtlichen pädagogischen Mitarbeitenden und zwei Verwaltungsmitarbeitenden im Zusammenwirken mit über 200 Kursleitungen geplant, organisiert und durchgeführt.

Wir bieten eine anspruchsvolle Aufgabe in den Bereichen Kursorganisation, Anmelde- und Abrechnungswesen, Teilnehmer- und Dozentenservice, Buchhaltung sowie der allgemeinen Verwaltung. Sie unterstützen die Planung der vielfältigen VHS-Kursangebote und koordinieren organisatorische Abläufe in einem motivierten und engagierten Team. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle nach Entgeltgruppe 6 TVöD.

Aufgaben im Detail:

- Unterstützung der Kursplanung, schwerpunktmäßig für die Verbandstädte und -gemeinden Büren, Geseke und Bad Wünnenberg

- Organisation der Kursdurchführung und Abstimmung mit den beteiligten Akteuren in den genannten Kommunen

- Kalkulation und Abrechnung von Kursgebühren und Honoraren sowie Buchung von debitorischen und kreditorischen Geschäftsvorfällen

- Entgegennahme und Bearbeitung von Kursanmeldungen sowie Beratung von Teilnehmenden und Kursleitungen bei eingehenden Anfragen

- Bearbeitung und Pflege von Stammdaten in der Seminarverwaltungssoftware KuferSQL

- Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und Mitwirkung an der Erstellung der VHS-Programmhefte, insbesondere bei der Zusammenstellung und Korrektur von Druckdaten

- Mitwirkung an der Durchführung von Prüfungen für verschiedene Zertifikatssysteme

- Übernahme anfallender allgemeiner Verwaltungsaufgaben

Eine Anpassung der Aufgabenzuordnung bleibt vorbehalten.

Fortsetzung auf Seite 2

Fachliche und persönliche Kompetenzen:

- abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d), Bürokaufmann/Bürokauffrau (m/w/d), Fachangestellte/r für Bürokommunikation (m/w/d), Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r (m/w/d) oder eine nachgewiesene vergleichbare Qualifikation

- mehrjährige Berufserfahrung idealerweise in der Verwaltung und Organisation einer Einrichtung der Erwachsenenbildung

- sehr gute Kenntnisse in der Arbeit mit den Standard-MS Office-Anwendungen und idealerweise mit der Seminarverwaltungs-Software KuferSQL

- ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit sowie Kunden- und Serviceorientierung auch in herausfordernden Situationen

- organisatorisches Geschick sowie eine selbstständige und engagierte Arbeitsweise

- Belastbarkeit auch unter zeitlichem Druck

- Bereitschaft, sich engagiert in ein bestehendes Team einzubringen und bei Bedarf weitere bzw. alternative Aufgaben zu übernehmen

- Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung, bei Bedarf auch abends und an Wochenenden

- gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, ein Führerschein der Klasse B sowie die Bereitschaft zur gelegentlichen dienstlichen Nutzung des privaten PKW gegen Kostenerstattung werden vorausgesetzt

Neben einer leistungsgerechten Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TVöD bieten wir alle weiteren Vorteile einer Beschäftigung im öffentlichen Dienst. Neben der gegebenen Arbeitsplatzsicherheit sind das unter anderem eine jährliche Sonderzuwendung, eine weitere leistungsorientierte Vergütungskomponente sowie eine arbeitgeberfinanzierte zusätzliche Altersversorgung. Des Weiteren bieten wir im Rahmen unseres Gesundheitsmanagements verschiedene Maßnahmen zur Gesundheitsförderung einschließlich eines Fahrradleasings für unsere Beschäftigten an.